Egy szálláshely üzemeltetése során rengeteg feladat és megoldandó probléma merülhet fel, ezért a szállásadónak fel kell készülnie a legváratlanabb helyzetekre is. Előfordulhat, hogy a vendégeknek olyan különleges kérései vannak, mint például: borbekészítést szeretnének kérni évforduló alkalmából vagy esetleg a házirendben feltüntetett időpontnál előbb vagy később érkeznének a szálláshelyre. Ilyen helyzetekben a szállásadó részéről a megértés és a rugalmasság kulcsfontosságú, hiszen ez megalapozhatja a vendégek szálláshelyről alkotott véleményét.
Jelen blog posztunkban bemutatjuk miként tudod stresszmentesen kezelni az éjszakai érkeztetést, amennyiben a SabeeApp automatizált megoldásait használod.
Az éjszaka érkező vendégek okozta kihívások
Ideális esetben a vendégek délután 13 és 16 óra között érkeznek meg a szálláshelyre, lehetővé téve, hogy a szállásadó személyesen fogadja őket és elvégezze a check-int, illetve a kötelező okmányolvasást. De mi történik akkor, ha a vendégek valamilyen okból kifolyólag csak az esti órákban, esetleg éjszaka érkeznek meg?
Ezzel a kérdéssel érdemes foglalkozni, különösen akkor ha nem egy hotelről, hanem egy független szálláshelyről vagy apartmanról van szó, hiszen utóbbiak esetében nincsen állandó recepciós. A nehézséget ebben az esetben a kulcsok átadása, valamint a bejelentkeztetés és az ezzel járó kötelező okmányolvasás jelenti. Ez a vendégek számára is okozhat némi kellemetlenséget, hiszen már alapból fáradtabban, kimerültebben érkeznek a szállásra, így a szállásadónak mindent meg kell tennie annak érdekében, hogy a kialakult helyzetből a lehető legjobbat hozza ki.
Milyen megoldást nyújt a SabeeApp az éjszakai érkeztetésre?
Hiszünk abban, hogy modern, automatizált megoldások segítségével szálláshelyed működését még hatékonyabbá és egyszerűbbé tudod tenni, és ez természetesen egy éjszakai érkezés által kialakult helyzetre is igaz.
A következő SabeeApp funkciókat használva akkor sem kell megijedned, ha vendégeid esetleg késő este vagy éjszaka érkeznek meg:
- Online check-in a GuestAdvisor appon vagy az Ügyfélportálon keresztül
- Táv-okmányolvasás & adatszolgáltatás
- Okos zárak & virtuális kulcskártyák
Online check-in
Az online bejelentkezés előnyeiről egy korábbi posztunkban már bővebben is szót ejtettünk, hiszen ez egy olyan sarkalatos pontja a vendégútnak, mely már a megérkezés előtt pozitív irányba billentheti el a vendég élményét. Egy 2020-as felmérés szerint ráadásul az emberek 80%-a szívesebben használna egy alkalmazást a be- és kijelentkezéshez, minthogy a recepción várakozzon és a hagyományos úton végezze el a bejelentkezést. Így tehát egyértelmű, hogy neked mint szállásadónak, érdemes élni az online check-in adta lehetőséggel.
Most nézzük meg, hogyan válhat előnyödre az online check-in funkció az éjszakai érkeztetés során, ha SabeeApp-ot használsz:
Amint a bejelentkezés elérhetővé válik, a vendég kap egy automatikus emailt, mely tartalmazni fog…
- Egy letöltési linket a GuestAdvisor applikációhoz
- Egy linket az Ügyfélportál webes felületéhez
Ezen kívül a vendég a Foglalómotoron keresztül is el tudja érni az Ügyfélportált, így akkor is megnézheti foglalásának adatait, valamint elvégezheti a check-int, ha esetleg a fent említett emailt nem nyitotta meg. Bármelyik opciót választja is a vendég, neked gyakorlatilag az előzetesen beállított email megírásán kívül nincsen további teendőd.
Okmányolvasás
Az online bejelentkezés során a vendégek az okmányolvasást is elvégezhetik, mely kulcsfontosságú a magyar szállásadók számára az NTAK és a VIZA adatszolgáltatási kötelezettség miatt.
1. A GuestAdvisor applikáció segítségével
Ahhoz, hogy vendégeid a GuestAdvisor appon keresztül el tudják végezni az okmányolvasást, engedélyezned kell az “Okmányolvasás az online bejelentkezésnél” lehetőséget a GuestAdvisor Tools/ Oldalbeállítások menüben. Itt azt is beállíthatod, hogy ‘kötelező’ vagy csak ‘ajánlott’ legyen az okmányolvasás elvégzése az online check-in során.Ha ez megvan, akkor a vendégek mobiltelefonjuk segítségével könnyedén el tudják végezni az okmányolvasást. Ehhez nincs más dolguk, mint követni az alábbi képen látható lépéseket:
Amennyiben a vendég nem szeretné letölteni a GuestAdvisor applikációt, az okmányolvasást az Ügyfélportálon keresztül (mobiltelefonja) segítségével is elvégezheti.
2. Okmányolvasó a PMS-be építve
Az okmányolvasás a GuestAdvisor app használata nélkül is elvégezhető, viszont a Smart Solutions előfizetésnek ebben az esetben is aktívnak kell lennie. A web alapú okmányolvasó funkció lehetővé teszi, hogy könnyedén importálhasd a vendégek e-mailen küldött igazolványainak és útleveleinek képeit.
A “szkennelést” ebben az esetben gyakorlatilag a PMS-en belül, a foglalás megnyitása után a vendég okmányát feltöltve tudod elvégezni. Az első megoldáshoz hasonlóan ez az opció is rendelkezésedre áll, amennyiben előre tudod, hogy a vendégeid későn érkeznek a szálláshelyre, és sem a helyszíni okmányolvasás, sem a GuestAdvisor appon keresztül történő szkennelés nem valósult meg.
Okos zárak
Az online bejelentkezés és okmányolvasás elvégzését követően a vendégek személyre szabott emlékeztető emaileket kapnak olyan információkkal, mint például a virtuális szobakulcs és a nyitókód. A GuestAdvisor app segítségével a vendégek hozzáférhetnek az okos zárak kódjaihoz az “Ajtónyitás” gomb megnyomásával, amely ezután minden szükséges információt megjelenít.
Azok, akik az Ügyfélportált használják, legfeljebb öt nappal az érkezésük előtt emailben kapják meg a szobaszámot és a hozzáférési kódot, mellyel könnyedén kinyithatják a kihelyezett kulcsszéfet.
Az okos zárak telepítése többek közt az éjszakai érkeztetés miatt is előnyös, hiszen a vendégek mobiltelefonjuk segítségével vagy a kapott kódot beírásával is ki tudják nyitni szobájuk ajtaját - mindezt a te jelenléted és fizikai kulcs átadása nélkül.
A piacon számos okos zár integráció érhető el, a SabeeApp PMS jelenleg például a NUKI, Assa Abloy, és Salto KS megoldásaival integrálható, de a közeljövőben tervben van a Dormakaba okos beléptető rendszerrel való integráció is.
Fontos megjegyezni, hogy az online bejelentkezés és táv-okmányolvasás előnyeit akkor is élvezheted, ha még nem telepítettél okos zárakat a szálláshelyedre, hiszen a kulcsszéf vagy kulcstároló doboz nyitókódját is megoszthatod e-mailen vagy a GuestAdvisoron keresztül a későn érkező vendégekkel.
Záró gondolatok
A SabeeAppnál arra törekszünk, hogy biztosítsuk ügyfeleink számára azokat az eszközöket, melyek segítségével az adminisztrációs, monoton teendőkre szánt idő jelentősen leredukálható, lehetővé téve ezzel a vendégélmény javítását is.
A felsorolt eszközök és funkciók segítségével könnyedén digitalizálhatod a vendégút kezdeti, bejelentkezéshez kötődő szakaszát. Ez lehetővé teszi számodra, hogy a későn érkező vendégeket is egyszerűen, probléma nélkül érkeztetni tudd.
Szeretnél még több, ehhez hasonló automatikus megoldást alkalmazni a szálláshelyeden? Foglalj egy ingyenes demó időpontot még ma, hagyd magad mögött a monoton adminisztratív feladatokat és emeld a vendégélményt a következő szintre.