A modern technológiának köszönhetően manapság már szinte minden mérhetővé vált körülöttünk, a magánéletünkben épp úgy mint a munkahelyünkön. Megtudhatjuk, hogy hány kalóriát fogyasztunk, mennyit és hogyan alszunk, milyen intenzitással edzünk, mennyi időt töltünk az egyes munkafolyamataink elvégzésével vagy éppen a közösségi média oldalakat böngészve. Megfelelően használva, előnyünkre fordíthatjuk ezeket az információkat, hogy elérjük személyes és szakmai céljainkat és fejlődhessünk életünk minden területén.
Az eszközök által mért nyers adatok azonban önmagukban nem elegendőek. Ha például a maratonra készülsz, fontos, hogy össze tudd hasonlítani az edzéseid eredményeit hétről-hétre, elemezni tudd azokat, lásd a fejlődés menetét és korrigálj, ha szükséges. Sokkal nagyobb eséllyel érheted el céljaidat, ha jól átlátható, könnyen érthető formában kapod meg a rendelkezésre álló adatokat.
Nincs ez másképp a vállalkozásoddal sem. Lehetetlen úgy következtetéseket levonni, ha sok-sok egymástól független táblázatban és különböző dokumentumokban felhalmozott több havi vagy akár éves számadatot és trendet próbálsz átlátni, összevetni és elemezni. Ha viszont mindezt megkapod valós idejű, rendszerezett és összehasonlítható formában, akkor megalapozott szakmai döntéseket hozhatsz céljaid elérése érdekében.
Miért fontosak a szállodai riportok?
A felhalmozott adatok elemzése az élet minden területén fontos szerepet játszik; nincs ez másként a szállodaiparban sem. Az adatgyűjtés már a létesítmény megnyitása előtt megkezdődik, és az egész üzleti életcikluson keresztül folytatódik. Gondold csak végig mennyi értékes információ halmozódott már fel a vállalkozásodról, a vendégeidről és a pénzügyekről az eddigi üzletmenet során. Ezekkel önmagukban viszont nem lehet dolgozni, inkább csak sötétben tapogatózni.
- Hogy megalapozott döntéseket hozhass
A riport készítés a vállalkozás egy adott területére vonatkozó adatok összegyűjtésének és elemzésének a folyamata. A szállodában a pénzügyi kimutatások mellett készíthető riport a napi működésről, értékesítésről, minőség-ellenőrzésről, készletnyilvántartásról vagy bármely más olyan területről, ahol a teljesítmény monitorozható és mérhető. Ha valamennyi információ egy helyre fut be, akkor könnyen rendszerezhetővé és áttekinthetővé válik a számodra. A riportok segítségével megértheted, hogy mi okoz egy visszatérő problémát vagy panaszt, és persze arra is fény derül, ha valami nagyon jól, a várakozásokon felül teljesít.
A szállodai riportok segítségével a megfelelő következtetéseket levonva jobb üzleti döntéseket hozhatsz, kiküszöbölheted a korábbi hibákat, fejlesztéseket hajthatsz végre és tervezheted a jövőt.
- A teljesítmény és hatékonyság maximalizálása érdekében
A működési költségek alacsonyan tartásával párhuzamosan a bevételek és a kínált szolgáltatások minőségének maximalizálása a legalapvetőbb cél a szállodai üzemeltetők számára. Ez bizonyára nálad sincs másképp. Hatalmas segítséget nyújthat egy olyan rendszer, amelyre elég rápillantanod, hogy valós időben lásd az aktuális bevételi és kiadási adatokat, valamint a szállodában zajló valamennyi mérhető folyamatot. Szokatlanul magas összeget számlázott az egyik beszállítód? A vendég bosszús, mert nem tudja elfoglalni a szobát időben? Megugrott a lemondások száma az elmúlt héten?
A rendszer lehetőséget ad a számodra, hogy utólagos korrekció helyett azonnal be tudj avatkozni és változásokat eszközölni, ha szükséges.
- A csapatod lojalitásának növelésére
Az alkalmazottak elköteleződése erősíthető, ha úgy érzik, hogy tartoznak valahová és a csapatnak van egy közös célja, amely elérése érdekében együtt dolgoznak. A folyamatos állapotjelentések és visszajelzések kulcsfontosságúak a csapat elkötelezettségének megőrzésében a cél felé haladó úton.
Reális célt azonban csak megfelelő adatelemzéssel lehet kitűzni. A szállodai riportoknak itt is remek hasznát veheted.
- Pénzeszközök beszerzésére új projektekhez
A szálloda operációs vezetőjeként, bizonyára te látod át legjobban, hogy hol van szükség fejlesztésre, javításra, változtatásra. A befektetésekhez és új projektekhez azonban gyakran a pénzügyi vezető vagy a tulajdonos jóváhagyása szükséges. A szálláshely fejlesztése érdekében alapvető fontosságú, hogy meggyőző üzleti tervet mutass be, amelyet valós adatok támasztanak alá. Máskülönben falakba ütközhetsz, ha megpróbálod elmagyarázni az érdekelt feleknek, hogy bizonyos projekteket miért kell megvalósítani.
- Az üzleti kötelezettségek teljesítéséhez
A riportok az üzletmenet átláthatóságát is szolgálják, és a legtöbb országban törvényi előírás az éves jelentés. A megfelelő rendszer segítségével bármikor lehívhatod a pénzügyi és egyéb adatokat, ha be kell mutatnod a tulajdonosoknak vagy az illetékes hatóságokat például egy váratlan audit során.
Mitől jó egy szállodai riport?
- Folyamatosan frissített és rendszeresen karbantartott adatok
Az adatok rendszeres frissítése kulcsfontosságú, ahogyan az is, hogy az információ beérkezést követően azonnal feldolgozásra kerüljön. Hiába gyűjtesz adatokat a beszállítóid árairól, a versenytársaid promócióiról vagy a housekeeping teljesítményéről, ha azok az elemzés, illetve használat pillanatában esetleg még feldolgozásra várnak, vagy esetleg már el is avultak.
- Valóban hasznos információt tartalmaz
A riport csak akkor hasznos, ha a vállalkozásod számára üzletileg releváns adatokat tartalmaz. Amellett, hogy friss és pontos, mindig relevánsnak kell lennie a szálláshelyed szempontjából. Ami a szomszéd településen lévő vendégház számára szükségtelen adat, az a te szálláshelyed számára kincset érhet. Lehetnek olyan adatok, amelyek nyáron elengedhetetlenek, míg télen abszolút irrelevánsak.
Egy jó hotel riport megmutatja, hogy melyek a legjövedelmezőbb szolgáltatások és melyek a pénznyelők. A jól teljesítő folyamatokat épp úgy kiemeli, mint a fejlesztendő területeket.
Milyen szállodai riportok vannak?
- Teljesítményjelentések
A teljesítmény riportok lehetővé teszik a számodra, hogy a rendelkezésre álló adatok és KPI-k (Key Performance Indicator- teljesítménymutatók) segítségével összehasonlítsd szálláshelyed teljesítményét a különböző időszakokban és szezonokban. Megmutatják továbbá, hogy sikerült-e elérni, esetleg meghaladni a kitűzött célokat.
- Pénzügyi jelentések
A pénzügyi és gazdasági jelentéseket ahogy minden más ágazatban, a szállodaiparban is rendszeresen el kell készíteni. A hatóságok felé történő kötelező pénzügyi beszámolók mellett ezek a riportok segítenek a vállalkozást a profit célok megvalósulásához tartó úton tartani. Segítségükkel összehasonlíthatod az üzleti tervben kitűzött célokat a valós eredményekkel.
- Piacelemzési riportok
Szállodai döntéshozóként bizonyára te is tudod, hogy mennyire értékesek az aktuális piaci helyzettel és trendekkel kapcsolatos adatok. Ha naprakész vagy, akkor könnyebben eldöntheted, hogy hova összpontosítsd a figyelmed és hogyan hasznosítsd leghatékonyabban szálláshelyed erőforrásait. Jobban ki tudod elégíteni meglévő vendégeid igényeit, és kampányokat futtathatsz új potenciális célcsoportok számára. Így mind a vendégelégedettség, mind pedig bevételed emelkedhet.
- A pickup és árbevételi riportok
A pickup, azaz a foglalási ütem riport egy szintén fontos eszköz a szálloda árbevételének emelkedő pályán tartásában. Segítségével tisztán láthatod, hogy egy adott időszakra milyen ütemben és mennyivel korábban kezdenek beérkezni a foglalások. Ennek és az árbevételi riportoknak a segítségével jobban megértheted a vendégek foglalási szokásait és jövedelmezőbb árstratégiát alakíthatsz ki.
- Raktárkészlet riportok
Ezek a kimutatások segíthetnek nyomon követni a megvásárolt készlet útját a raktárba, majd onnan kifelé. A raktárkészlet riportok használatával jól átláthatóvá válik, ha például hirtelen több tisztítószer fogy az átlagosnál, vagy szokatlanul sok alapanyag megy el az ételkészítésre. Rövidtávon segítséget nyújthat a gyors döntéshozatalban, hosszútávon pedig a gazdaságos működtetésben és a nyereségesség megőrzésében.
Összegzés
A SabeeApp-nál célunk, hogy segítsünk a szállodai döntéshozóknak és üzemeltetőknek a működési folyamatok egyszerűsítésében és jobb megértésében. Van egy mondás, miszerint ‘a számok nem hazudnak’. Mi is ebben hiszünk és azon dolgozunk, hogy új, könnyen érthető és hasznos szállodai riportokat készítsünk, amelyek segítségével te is könnyen átláthatod a szállodai vállalkozásod kusza számadatai mögött lévő értékes információt.