Pár héttel ezelőtt Csillag Leventével, a Panorama Boutique Hotel General Managerével beszélgettünk Sepsiszentgyörgyön. Leventének sokéves múltja van a hotel menedzsment és vendéglátás területén. Az eddigi tapasztalatairól beszélgettünk, hogy a munkája során milyen problémák merültek fel azelőtt, hogy a Sabeeapp szoftverrel kezdett volna dolgozni. Illetve azt is körbejártuk, hogy végül miért a SabeeApp rendszerére esett a választásuk, és milyen problémákat tudnak elkerülni a szoftver segítségével.
Cs. Levente korábbi pályafutása során nagy gondot jelentett a túlfoglalások előfordulása, mely abból eredt, hogy akkoriban még nem volt elterjed a Channel Manager használata. Ennek hiányában minden beérkező foglalás után manuálisan kellett frissíteni a szobák elérhetőségét az összes online szállásközvetítő oldalon (OTA). Sajnos ilyenkor szinte elkerülhetetlen a hibák előfordulása, ami sokszor túlfoglalásokhoz vezetett. A túlfoglalások menedzselése rendkívül stresszes, és nehéz úgy megoldani őket, hogy a vendég is elégedett maradjon. Ilyen esetekben Levente és csapata különböző megoldásokkal próbálta elkerülni a negatív vendégélményt, és igyekeztek alternatív szálláslehetőséget keresni a vendég számára. Ilyenkor előre fel kellett venniük a kapcsolatot a vendéggel, és végigkövetni a vendég ott-tartózkodását, még akkor is, ha ez nem az ő szállásukon történt meg.
Levente elmondása szerint a visszatérő vendégek gyakran ragaszkodnak egy-egy szobatípushoz. Amennyiben a foglalás rögzítésekor ezt nem tudja a recepciós kolléga, később már nehezebb ezt a helyzetet orvosolni, hiszen nagy eséllyel az adott szobatípus már nem lesz elérhető. Ebben az esetben a vendég csalódik és lehet, hogy már nem tér vissza a szálláshelyre.
A megfelelő árstratégia használata akár szezonálisan, akár a telítettség függvényében elengedhetetlen fontosságú a profit maximalizálás érdekében. Nagy terhet ró a személyzetre az, ha a foglaláskezelés és az árstratégia képzés is manuálisan történik, ráadásul nagy a hibalehetőségek kockázata is.
Mindemellett a bejelentkeztetés, és a statisztikák elkészítése mind-mind nagy mennyiségű adminisztrációs feladatot jelentettek a személyzet számára.
Ezen tapasztalatok alapján világossá vált, hogy egy hotel szoftver használata kulcsfontosságú a Panoráma Boutique működéséhez egészen a kezdetektől. Mayer Gyula, a Hotel Mayer*** Superior tulajdonosának javaslatára a SabeeAppot válaszották, és egészen a 2018-as nyitás óta használják.
A Panorama Boutique Hotel a Bertis csoporthoz tartozó szálláshely, mely 8 km-re helyezkedik el Sepsiszentgyörgy városától, egy gyönyörű természeti környezetben. Az erdős domboldalban elhelyezkedő hotelből a környező völgyre és erdőre nyílik kilátás – innen ered a hotel neve is. Egy hektárnyi lekerített erdő tartozik a hotelhez, ahol egy hangulatos sétányon a helyi energiaforráshoz sétálhatunk el.
A hotel 36 fő befogadására képes, összesen 19 szobával és lakosztállyal, melyek mind más stílusúak, és különböző célcsoportokat céloznak; vannak többek között családi lakosztályok, inspiráló, illetve romantikus dekorációval rendelkező szobák is.
2 étteremmel (reggeliző és a ‘la carte étterem) rendelkeznek, illetve egy hangulatos SPA-val, melyben finn és só szauna, sós dézsa, hidegvizes dézsa és egy nagy jacuzzi várja a vendégeket.
A Panoráma Boutique Hotel a kezdetektől a SabeeApp Channel Managerét használja a OTA-k kezeléséhez, emiatt egyáltalán nem kell tartaniuk a túlfoglalásoktól. Levente elmondta, hogy ez egy nagyban megkönnyíti a munkájukat, hiszen a Panoráma Boutique Hotelt az elhelyezkedése, a természet közelsége teszi egyedülállóvá, és közelében nincsen hasonló típusú szálláshely melyet alternatívaként fel tudnának ajánlani túlfoglalás esetén. Hasonló színvonalú hotelt csak a Sepsiszentgyörgyön találnának, ám vedégeik általában pont a városi környezetből próbálnak kiszakadni.
A SabeeApp PMS-ben lévő naptár nézet leegyszerűsítette a személyesen vagy telefonon érkező foglalások bejegyzését. Ebben a nézetben egy hónapra előre látszanak a szobák beosztásai, így a személyzet jól átlátja a lehetőségeket. Nemcsak gyorsabb lett az ügyintézés, de a hibalehetőségeket is kiküszöbölik ezáltal.
Levente azt is kiemelte, hogy a dinamikus árazó sokat segít a szállásértékesítés optimalizálásában. A Panoráma Boutique Hotelben teljes mértékben automatizált az árazás, így a személyzetnek egyáltalán nem kell erre időt szánnia. Telítettség alapú dinamikus árstratégiát alkalmaznak, ami maximum 30%-al emeli meg az alap árat. Így, egy egyszeri dinamikus árazási stratégia beálítással folyamatosan profitot maximalizálnak.
Az eddig leírt előnyök amellett, hogy csökkentették az adminisztrációval töltött időt, szinte teljesen eliminálták a személyzet által elkövethető hibák előfodulását. Nincsenek túlfoglalások, nem kell a alternatív szállásokat menedzselni túlfoglalás esetén. Nincs hiba a szobakiosztásban, vagy a vendégadatok elküldésében.
Ezen kívül az ARH-alapú okmányolvasóval percek alatt elvégezhető a helyszíni check-in is. A szkenner beüzemelése egy roppant egyszerű folyamat volt, és jelentősen lecsökkentette az adminisztrációval töltött időt.
“Bátran kijelenthetem, hogy 50%al hatékonyabb és gyorsabb a check-in folyamat”
Havi és éves elszámolásnál nagyon fontos, hogy megbízható és informatív statisztikákat prezentálhassanak a Bertis csoport vezetőségének. Nem kell manuálisan összegyűjteni az adatokat és az alapján létrehozni a riportokat, mert a Sabeeapp rendszerében automatikusan generálódnak ezek a riportok, melyek aztán könnyen letölthetők.
Levente elmondása szerint a klasszikus vendéglátást követik, ahol meghatározó a vendégekkel töltött idő. Mindennapi folyamataik során törekszenek a Pareto hatékonyság elvére:
“Nagyon fontos, hogy az időnk 80% a vendégre jusson és csak 20% az adminisztrációra. A SabeeApp segít nekünk, hogy tartsuk ezt az arányt.”
Levente az alábbi módon foglalta össze a tapasztalatait a SabeeApp-pal végzett munkájukról:
“A Sabeeapp egy megbízható könnyen használható megoldás amely jelentősen leegyszerűsítette a foglaláskezelési folyamatainkat, és növelte az átláthatóságot. A funkciók sokoldalúsága és stabil ügyfélszolgálat is hozzájárult ahhoz, hogy szálláshelyünk hatékonyabbá és versenyképesebbé vált.”
Nagyszerű hallani azt, hogy a SabeeApp ilyen mértékben képes megkönnyíteni egy hotel működését, és reméljük az előttünk álló időszakban még tovább fokozhatjuk. Köszönjük Csillag Leventének az interjút, és hogy betekinthettünk a Panorama Boutique Hotel kulisszái mögé.