SabeeApp Smart Solutions a gyakorlatban: Front Office & GuestAdvisor

Ebben a posztban azt vizsgáljuk meg, hogy a Front Office Manager, valamint GuestAdvisor alkalmazások hogyan egyszerűsíthetik le egy szálloda működését. Lássuk tehát, hogyan lehetnek ezek az applikációk partnereid egy kivételes vendégélmény biztosításában.

Front Office & GuestAdvisor a gyakorlatban

• Foglalás és visszaigazolás

1. A SabeeApp Smart Solutions nélkül: a hagyományos szállodai üzemeltetés esetén minden szobafoglalást egy sor teendő követ. Az első, hogy visszaigazoló e-mailt kell küldeni a vendégnek az összes lényeges információval: a fizetés és a majdani bejelentkezés menete, a szálloda által kínált szolgáltatások listája, a védőoltásokkal és egyéb járványügyi előírásokkal kapcsolatos információ és így tovább.
   
   Nagyon fontos, hogy ezekről tudjon a vendég, az e-mail-es kapcsolatfelvétel és tájékoztatás azonban nem épp a leghatékonyabb mód a szálloda részéről. Gyakran elkeverednek a sok beérkező üzenet között, a SPAM mappában kötnek ki, vagy egyszerűen csak figyelmen kívül hagyják őket.
   
   
2. A SabeeApp Smart Solutions használatával: a SabeeApp megoldásaival ehhez is átfogó megoldást biztosítunk. A foglalás beérkezését követően egy linket küldhetsz leendő vendégeidnek, amelyen keresztül letölthetik a GuestAdvisor applikációt. A letöltés után a folyamat már teljesen automatikusan zajlik és a rendszer minden fontos információt továbbít a vendégek mobilkészülékére. A telefonjukra, az applikáción keresztül beérkezett értesítéseket szinte biztosan meg fogják tekinteni, így nincs más teendőd mint nyugodtan hátradőlni, tudva, hogy az alkalmazás elvégezni a szükséges feladatokat. 

• Előre fizetések terhelése

1. A visszaigazolást és az első üzenetváltást követő lépés gyakran a foglaláskor megadott bankkártya vagy hitelkártya ellenőrzése, és szükség esetén terhelése. Ez jellemzően egy időigényes folyamat, hiszen manuálisan foglalásról foglalásra kell ellenőrizni a kártyaadatokat, és amennyiben szükséges terhelni őket a fizetési feltételektől és határidőtől függően.
   
   
2. A SabeeApp automatizált fizetési megoldása, a SabeePay órákat spórolhat neked. A rendszerben 1 gombnyomással terhelhetőek a megadott bankkártyák, vagy akár beállítható bizonyos kártyák teljesen automatikus terhelése is. A SabeePay segítségével elkerülheted a manuális adatbevitellel járó hibákat és azt is, hogy szobáid érvénytelen foglalások miatt feleslegesen kerüljenek kizárásra a rendszerekben.

• Bejelentkezés

1. Sok szállodába még ma is előzetes adatszolgáltatás nélkül érkeznek a vendégek. Ez azt jelenti, hogy egy hosszadalmas adminisztrációs procedúra várja őket a recepción mielőtt elfoglalhatnák a szobáikat. Jobb esetben a szálláshely rendelkezik valamilyen okmányolvasó berendezéssel, legtöbbször azonban még mindig toll és egy hosszú bejelentő lap várja a vendégeket. Ez a legutolsó dolog, amire az érkezés pillanatában vágynak.
   
   
2. A SabeeApp Smart Solutions alkalmazásai lerövidítik, sőt akár teljesen meg is szüntetik ezt a bosszantó folyamatot mind a recepciós mind pedig a vendégek dolgát megkönnyítve. Egy korábbi cikkünkben már írtunk a vendégadat hitelesítő megoldásunkól, de íme röviden, hogy mit érdemes tudnod róla:
   
   i. Ha a vendégek letöltötték a GuestAdvisor-t, akkor még érkezés előtt bejelentkezhetnek online, sőt, akár okmányaikat is beszkennelhetik a telefonjuk segítségével. Az összes adat automatikusan a szálláshelyed PMS rendszerébe kerül, így a vendégeknek érkezéskor csak annyi dolguk van, hogy igazolják magukat és felvegyék a kulcsot a recepción.
   
   Ennél még egy lépéssel tovább modernizálhatod a folyamatot az Assa Abloy vagy a Nuki okos zárak segítségével, amelyeket integráltunk a SabeeApp rendszereivel. Az okoszáraknak köszönhetően a telefonjukkal, a GuestAdvisor applikáción keresztül nyithatják és zárhatják a szobájukat, kulcskártya vagy kulcs használata nélkül. Ez abban az esetben is remek megoldás lehet, ha szálláshelyeden nincs 0-24 órás recepciószolgálat.
   
   ii. Természetesen arra a helyzetre is felkészítünk, ha a vendég valamiért úgy dönt, hogy nem él az online check in lehetőségével és előzetesen nem szkenneli be okmányait. Ebben az esetben az új Front Office Manager applikációba beépített ID Scanner lesz a recepciós segítségére és végzi el a vendég okmányainak beolvasást egy pillanat alatt. Ha további tehermentesítő eszközt szeretnél alkalmazni, akkor egy, a front desk közelében elhelyezett tablet kiosk nyújthat hatékony megoldást. A vendégek a tableten bejelentkezhetnek anélkül, hogy sorba kellene állniuk a recepciós pultnál.

• A vendéglátás

1. A jó vendéglátás nem merül ki abban, hogy vendégek szép, tiszta szobát kapnak. Szerencsére sok szálláshely felismerte már, hogy a vendégektől rögtön érkezés után, majd tartózkodásuk alatt az alkalmas pillanatokban érdemes visszajelzést kérni.
   
   Ezeket az alkalmas pillanatokat azonban nem olyan egyszerű azonosítani, ha pedig valamivel nem elégedett a vendég nem biztos, hogy a helyszínen szemtől szemben panaszt tesz. Így azonban sokszor elveszik a lehetőség, hogy javítsák a hibát és kárpótolják a vendéget, aki emiatt elégedetlenül távozik.
   
   Nem csak a visszajelzések kérése és adása, de a szolgáltatások rendelése és azok vendégszámlához adása is bonyolult lehet egyes esetekben. Ha például a vendég  masszázst foglalna, de hosszú a pult a recepciós pultnál és amikor végre sorra kerül még meg kell várnia, hogy megnézzék van-e a szabad időpont, majd elvégezzék a foglalást, és rögzítsék a számlájára a tételt. Jól látható, hogy ezek senki számára nem kényelmes megoldások.
   
   
2. A GuestAdvisor alkalmazás erre a helyzetre is pompás megoldást biztosít. Automatikusan visszajelzést kér a vendégektől a bejelentkezés után, akik a telefonjuk segítségével néhány pillanat alatt választ adhatnak. Ha a visszajelzés alapján valamivel nincsennek megelégedve, azonnali lépések tehetők a probléma orvoslására. Ezek a visszajelzések később visszanézhetőek és felhasználhatók, ha változtatásra van szükség a folyamatokban.
   
   A GuestAdvisor arra is remek lehetőséget biztosít, hogy vendégeid megismerjék szálláshelyed valamennyi szolgáltatását és két kattintással foglaljanak vagy rendeljenek, ha szeretnének. Minden termék és szolgáltatás automatikusan felkerül a szobaszámlára, ezzel is időt spórolva a recepciónak. 

• Kijelentkezés

1. Minden jónak vége szakad egyszer, nincs ez másképp a szállodai tartózkodással sem. Sokan alábecsülik, pedig a kijelentkezés éppen olyan fontos része a vendég élménynek, mint minden más.
   
   Akármennyire is nagyszerűen érezte magát, ha a kijelentkezés problémás és stresszes,  akkor bizony nem lesz elégedett összességében és ennek talán hangot is ad majd. Hosszú sor a recepción, lassú rendszerek, elakadó fizetési folyamat. Ezek mind olyan tényezők amik negatív irányba befolyásolják elégedettséget és amit mindenképpen ki kell küszöbölnie egy szálláshelynek.
   
   
2. A SabeeApp több ponton is segíti a kijelentkezési folyamatot. A feljebb már említett Kiosk megoldás az egyik ilyen. Ahogy a check-in, úgy a kijelentkezés is gyorsan és gördülékenyen kivitelezhető egy tablet és a felhasználóbarát applikáció segítségével.
   
   A másik lehetőség a GuestAdvisor, amely a hamarosan bevezetésre kerülő SabeePay fizetési rendszerrel összekötve lehetőséget ad a vendégeknek számlájuk lezárására és a végösszeg kiegyenlítése. A recepciósnak pedig csak annyi a dolga, hogy elbúcsúzzon a vendégektől és jó utat kívánjon nekik.

Összegzés

Az automatizált jövőről alkotott elképzelésünk, mely jelentősen leegyszerűsítené a szállodában dolgozó kollégák munkáját, egyre közelebb kerül a valósághoz. Idén különösen megéri velünk tartani, hiszen a Front Office Manager, valamint a GuestAdvisor még csak a kezdete a 2022-re tervezett igazán izgalmas új fejlesztéseinknek.