1. Adatszolgáltatási kötelezettség a VIZA rendszeren keresztül
2. A VIZA adatszolgáltatás menete szálláshelyeknek
3. A vendégek tájékoztatása és bevonása
4. VIZA adatszolgáltatás könnyedén a SabeeApp segítségével
5. Nyiss az automatizált szállodai megoldások felé

1. Adatszolgáltatási kötelezettség a VIZA rendszeren keresztül

Szeptember 1-jétől minden magyarországi szálláshelyen, típustól és férőhely-számtól függetlenül kötelező a VIZA rendszeren keresztül a vendégadatok továbbítása. A VIZA elsődleges célja a bűnmegelőzési, bűnüldözési feladatok segítése, valamint az, hogy a szállásadók minőségi szolgáltatást nyújthassanak miközben mindannyiunk biztonságát megőrzik.

Az okmányolvasás és az adatszolgáltatás Európában egyáltalán nem egyedi eset, hiszen az évente több tíz millió turistát fogadó Nagy-Britannia, Spanyolország, Olaszország, Németország és Franciaország is használ okmányolvasót annak érdekében, hogy megkönnyítse a bejelentkezés folyamatát.

Jelen blog posztunkban összeszedtük a legfontosabb információkat arra vonatkozóan, hogy hogyan is néz ki a VIZA rendszer felé történő adatszolgáltatás, és miként tudod ezt a folyamatot automatizálni.

2. A VIZA adatszolgáltatás menete szálláshelyeknek

Előző cikkünkben beszéltünk arról, hogy a Magyarországon működő szálláshelyeknek kötelező az NTAK regisztráció, valamint a több mint 8 szobával, 16 férőhellyel rendelkező szálláshelyeknek egy szállodai PMS szoftveren keresztül kell teljesíteni az adatszolgáltatást az NTAK felé. A VIZA adatszolgáltatás teljesítéséhez gyakorlatilag ezen kívül már csak egy okmányolvasó szükséges. Tipp: még jobb, ha a választott PMS rendelkezik saját okmányolvasóval.

A szálláshely-szolgáltató a Turizmus tv. 9/H.§ (1) bekezdése szerinti adatokat köteles rögzíteni, a szálláshelykezelő szoftverhez kapcsolt okmányolvasón keresztül:

• családi és utónév
• születési családi és utónév
• születés helye
• születés ideje 
• vendég neme 
• állampolgárság
• anyja születési családi és utóneve (ha az azonosító dokumentum nem tartalmazza, nem kell rögzíteni)
• személyazonosító vagy útiokmány azonosító adatai (harmadik országbeli állampolgár esetében a vízum vagy tartózkodási engedély száma, a beutazás időpontja és helye)
• a szálláshely-szolgáltatás címét, a szálláshely igénybevételének kezdő és várható, valamint tényleges befejező időpontját.

(Egy módosításnak köszönhetően az új szabályozás szerint a 14 év alatti vendégeknek nem kell bemutatniuk személyazonosító okmányukat.)

A szállásadónak tehát az érkezéskor el kell kérnie a vendégek okmányát, hogy végre tudja hajtani az okmányolvasást. Ideális esetben a szálláshely által használt PMS szoftver rendelkezik egy saját vagy integrált okmányolvasó eszközzel, így az okmányolvasást követően a vendégadatok automatikusan megjelennek a PMS rendszerben is. Ez a folyamat a SabeeApp-pal tovább egyszerűsíthető, nemsokára eláruljuk hogyan.

Azokat az adatokat, amelyek rögzítése valamilyen okból vagy hibából kifolyólag nem lehetséges, a szállásadó manuális adatbevitel útján rögzítheti a szálláshelykezelő szoftverben, viszont törekedni kell arra, hogy az okmányolvasó működése minél előbb helyreálljon.

A digitális okmányolvasón keresztül tehát az adatok a szálláshelykezelő szoftverben kerülnek rögzítésre, ahonnan továbbíthatók a Nemzeti Turisztikai Adatszolgáltató Központ (NTAK) és a Vendég Információs Zárt Adatbázisba (VIZA). A szálláshely-szolgáltató az adatokat a tudomására jutást követő első év utolsó napjáig, a VIZA rendszer pedig legfeljebb két évig titkosított formában tárolja.

3. A vendégek tájékoztatása és bevonása

A VIZA adatszolgáltatási kötelezettség értelmében a vendég köteles személyazonosító okmányát a szálláshely-szolgáltatónak, az adatok rögzítése céljából bemutatni. Elképzelhető azonban, hogy sok vendégnek egyáltalán nincs tudomása erről, ezért fontos, hogy megfelelő időben és módon tájékoztassuk őket. 

Legjobb, ha ez már az érkezés előtt megtörténik, így a vendégeket nem éri váratlanul az okmányolvasás és mindenképp magukkal visznek valamilyen személyazonosítót. A tájékoztatásra több opció is rendelkezésre áll: érkezés előtt e-mailben, OTA csatornákon vagy akár a social media felületeken is megvalósulhat a vendégkommunikáció.

Előzetesen kiküldhető kommunikáció a VIZA adatszolgáltatási kötelezettségről:

Magyar verzió: https://shorturl.at/klwyY

Angol verzió: https://shorturl.at/izCNR

4. VIZA adatszolgáltatási könnyedén a SabeeApp segítségével

A SabeeApp szálláshelykezelő szoftver nem csak NTAK, de VIZA kompatibilis is. Segítségével nagymértékben leegyszerűsíthető az adatszolgáltatás és az ezzel járó adminisztráció, mellyel értékes időt és energiát spórolhatsz.

A SabeeApp Smart Solutions csomag 3 innovatív applikációt tartalmaz, ezek közül 2 alkalmas okmányolvasásra is - a GuestAdvisor és a Front Office Manager app. Ezek az appok beépített okmányolvasóval rendelkeznek, így..

• Nem kell egy külsős szoftvert / szolgáltatót használnod ahhoz, hogy a vendégadatokat el tudd küldeni a VIZA rendszerébe
• A vendégadatok automatikusan bekerülnek a SabeeApp PMS-be
• Bármilyen személyi igazolványt, útlevelet vagy jogosítványt biztonságosan be tudsz olvasni
• Helytől függetlenül be tudod szkennelni a vendégek okmányait

A legnagyobb előny pedig az, hogy a GuestAdvisor applikációba épített okmányolvasónak köszönhetően a vendégek még az érkezés előtt, akár otthonuk kényelméből el tudják végezni a check-int és ezzel együtt az okmányolvasást is. 

Hogyan is néz ki ez a gyakorlatban?

1. A foglalást követően link kiküldése a vendégnek, a GuestAdvisor app letöltéséhez.
2. Értesítés GuestAdvisor-on keresztül az online bejelentkezés elérhetőségéről.
3. Vendég bejelentkezés, foglalási kóddal a GuestAdvisor-on keresztül.
4. Okmányok önálló vagy helyszíni beolvasása a Mobil Okmányolvasó segítségével.
5. Az NTAK és VIZA adatszolgáltatáshoz szükséges adatok beküldése.
6. A vendégadatok biztonságos továbbítása a SabeeApp PMS rendszerébe.

+1  A Mobil Okmányolvasó akkor is hasznos, ha a vendégek előzetes adatszolgáltatás nélkül érkeznek meg a szállodába. A Front Office Manager app segítségével a recepciós kollégák villámgyorsan beszkennelhetik a vendégek okmányait, amely automatikusan bekerül a PMS rendszerbe és szintén továbbításra kerül a VIZA felé.

5. Nyiss az automatizált szállodai megoldások felé!

A mai, gyorsan változó világban a szállásadók csak úgy tudnak versenyben maradni, ha lépést tartanak az aktuális trendekkel és az iparági újdonságokkal, ezáltal növelve a hatékonyságot és a vendégélményt. 

A SabeeApp PMS segítségével nem csak az NTAK és a VIZA adatszolgáltatási követelményeknek felelhetsz meg, de lecsökkentheted az adminisztratív teendőket és javíthatod a vendégekkel való kommunikációt. 

Foglalj egy ingyenes demót még ma, és ismerd meg részletesebben a SabeeApp megoldásait!