Ez a cikk bemutatja a várható rendszerbeli működést, amikor egy foglalás státusza vagy dátumai módosításra kerülnek, miközben már kiállított számla van hozzá kapcsolva.
1. Foglalási státusz módosítása: Visszaigazolt → Lemondott / No show
Ha egy olyan foglalás státusza módosul Visszaigazolt állapotról Lemondott vagy No show állapotra, amelyhez már számla lett kiállítva, a rendszer az alábbi módon fog viselkedni:
- A szállásdíj, idegenforgalmi adó, kupon és kuponhoz kapcsolódó idegenforgalmi adó tételek törlődnek a Fólióból.
- Az extra szolgáltatások (ha vannak) BESZÁMOLT státusszal megmaradnak a Fólióban.
- Ha lemondási díj vagy no-show díj van érvényben, az új tételként kerül hozzáadásra a Fólióhoz.
- A kiállított számla változatlan marad.
Ha a számlát törlik:
- A már kiszámlázott extra szolgáltatások feloldódnak, és ismét aktív státuszba kerülnek.
- A lemondási díj / no-show díj a Fólióban marad.
Ez a logika érvényes csoportos számlák / foglalások esetén is – ha egy csoportos számla ki lett állítva, és a teljes csoport státusza Lemondva vagy Nem megjelent állapotba kerül, a rendszer ennek megfelelően kezeli a módosítást.
2. Foglalási dátumok módosítása kiállított számlával
Még ha már ki is lett állítva számla (amely tartalmazza a megfelelő Fólió tételeket), a dátum módosítások továbbra is engedélyezettek. Ezek lehetnek:
- A foglalás lerövidítése
- A foglalási dátum teljes módosítása
Rendszer által generált kiegészítő Fólió tételek
Ha egy foglalás dátuma módosul, a rendszer automatikusan generál egy "Rendszer által létrehozott" Fólió tételt, amely tükrözi a változást.
Példa: Foglalás lerövidítése
Eset: Egy eredetileg 2 éjszakás foglalás (2023. december 22. – december 24.) 1 éjszakásra módosul (2023. december 22. – december 23.).
1. Dátummódosítás előtt:
- Minden tétel kiszámlázva (számla kiállítva).
2. Folio táblázat, miután a foglalás érkezési dátuma 2023-12-23-ra változik (1 éjszakával lerövidül):
- Egy Rendszer által generált takarítási díj jelenik meg az első éjszakára (december 22.).
- Ez azért történik, mert a Takarítási díj egy százalékos alapú szolgáltatás, amelyet a szállásdíj alapján számolnak ki. Mivel a foglalás rövidebb lett, a szállásdíj csökken, ami újraszámolja a Takarítási díjat(negatív rendszer által generált bejegyzésként jelenik meg).
- A törölt éjszakára (december 23.) az összes Fólió tétel kap egy Rendszer által generált kiegészítő párt, így az összegük 0 lesz.
Dátum módosítások fő szabályai
Bármilyen foglalási dátummódosítás esetén, amelyhez már számla tartozik, az alábbi szabályok mindig érvényesek:
- Rendszer által generált kiegészítő Fólió tételek jönnek létre az érintett dátumokra.
- Az eredeti napi összesítő sorok a Fólióban megmaradnak a módosítás után is.
Ezek a szabályok biztosítják a pontos nyilvántartást és a számlák megfelelő kiegyenlítését a foglalások változásakor.
3. Kiszámlázott szolgáltatások törlése vagy módosítása
Új rendszerbeli változások:
A korábban használt Rendszer által generált korrekciós tételek által okozott félreértések elkerülése érdekében a kiszámlázott szolgáltatások már nem törölhetők közvetlenül. Ehelyett a rendszer egy logikusabb és átláthatóbb munkafolyamatot biztosít.
1. Eset – Szolgáltatások közvetlen törlése
- Csak a még nem számlázott szolgáltatások törölhetők.
- Ha egy szolgáltatás már számlázva van, a törlés jelölőnégyzet letiltásra kerül, és az alábbi figyelmeztetés jelenik meg:
- Emellett a szolgáltatás adatainak szerkesztési mezői is letiltásra kerülnek.
Hogyan lehet újra engedélyezni a szerkesztést?
- Ha a szolgáltatást tartalmazó számla törlésre kerül, a jelölőnégyzet és a beviteli mezők újra aktívvá válnak, így a tétel frissíthető vagy törölhető.
2. Eset – Szolgáltatások közvetett módosítása vagy törlése
Bizonyos szolgáltatások törlése vagy módosítása automatikusan történik, például:
- Szobaár közvetlen módosítása (például a Foglalási ár szerkesztése).
- Közvetett módosítások, mint például a szobatípus vagy dátumok változtatása, amelyek hatással vannak a százalékos alapú szolgáltatásokra.
- Channel Manager vagy ConnectAPI által érkező módosítások.
Mi történik ezekben az esetekben?
- Ha egy külső rendszer (Channel Manager vagy ConnectAPI) küld egy szolgáltatás törlési kérést, a rendszer automatikusan létrehoz egy Rendszer által generált Fólió tételt az érintett már kiszámlázott szolgáltatáshoz.
- Ez biztosítja a pénzügyi egyensúly fenntartását.
Fontos megjegyzések és legjobb gyakorlatok
- Ha kiállított számlával módosítasz foglalást, mindig ellenőrizd a Rendszer által generált Fólió tételeket, hogy minden pontos legyen.
- Külső rendszereken keresztül végzett változtatások esetén (pl. Channel Manager, ConnectAPI) vedd figyelembe, hogy a szolgáltatások törlése automatikus korrekciókat eredményezhet a Fólióban.
- A számlák törlése lehetővé teszi az összes kiszámlázott szolgáltatás teljes visszaállítását manuális módosítás céljából.
Ezekkel a frissített munkafolyamatokkal hatékonyan kezelheted a foglalásokat, miközben átlátható pénzügyi nyilvántartást tartasz fenn.