Mit jelent az idegen pénzenmek kezelése a SabeeApp fiókodban?
A pénznemek kezelése tekintetében, a SabeeApp fiókodban biztosítjuk azt a rugalmasságot, hogy az alapértelmezett pénznemtől eltérő pénznemben is tudsz kifizetéseke / számlákat kezelni, sőt lehetőséged van az alapértelmezett pénznemtől eltérő pénznemű kifizetés felhasználására egy harmadik pénznemű számlán is akár.
Semmilyen limitáció nincs arra vonatkozólag, hogy milyen pénznemek kombinálhatóak.
Erre a flexibilitásra szükség is van, ugyanis annak ellenére, hogy a szerződés / foglalás a szálloda és a vendég között minden esetben a szálloda alapértelmezett pénznemében köttetik, előfordulhat, hogy a vendég a fizetést nem ebben a pénznemben hajtja végre. Ennek eredményeképpen szükség lesz az idegen pénznemű tranzakciót a szálloda alapértelmezett pénznemébe konvertálni.
Példa:
Amennyiben a SabeeApp fiókod alapértelmezett pénzneme EUR, de a vendég a tranzakciókat USD és GBP pénznemben véglegesítette, lehetőséged lesz arra a SabeeApp fikodban, hogy kiállíts a vendéged számára egy EUR pénznemű számlát, amin felhasználod mind az USD mind a GBP pénznemű tranzakciót.
Ezen felül, az idegen pénznemek kezelése kapcsán felmerül az igény az állandóan változó árfolyamok okozta különbözetek kezelésére is. Ugyanis a vendég által, idegen pénznemben véglegesített tranzakció értéke a szálloda alapértelmezett pénznemébe konvertálva az árfolyam ingadozásból kifolyólag, egy változó érték.
Ezen különbözetek kezelésére a SabeeApp beállítási lehetőséget, illetve konkrét eszközöket is biztosít számodra mind a Fólió szintjén mind pedig a számlázási folyamat szintjén.
Beállítási lehetőség: kifizetés értékének & árfolyamának rögzítése a kifizetés létrehozásának napján vagy amikor a kifizetés elsőként egy előlegszámlához vagy számlához van csatolva
Eszközök: Különbözet kiegyenlítése, Korrekció
Nézzük ezeket egyesével, kezdve a beállítási lehetőséggel:
Kifizetés értékének & árfolyamámnak rögzítése a kifizetés létrehozásának napján:
Mivel a SabeeApp fiókodban van lehetőséged az alpértelmezett pénznemtől eltérő pénznemű kifizetések és számlák kezelésére, így ezek esetében szükségessé válik ezen összegeknek az alapértelmezett pénznembe történő konvertálása. A konvertálás pedig az alkalmazott árfolyam alapján történik.
2 opciót biztosít a rendszer arra vonatkozólag, hogy a konvertálás ill. az idegen pénznemű összegek rögzítése miként történjen meg.
A beállítást a Beállítások / Számla / Egyedi pénznem menüben találod, Kifizetés értékének & árfolyamának rögzítése a kifizetés létrehozásának napján nevén:
Ahogy azt a fenti fotó is jelzi, alapértelmezetten a funkció aktív, vagyis az idegen pénznemű kifizetések összegének és árfolyamának rögzítése a kifizetés létrehozásának napján történik meg.
Amennyiben ezt átállítod, vagyis szürkére állítod a csúszka gombot, majd mented a módosításokat, az azt fogja eredményezni, hogy a kifizetés értékének és árfolyamának a rögzítése egészen addig nem történik meg, amíg a kifizetés nem kerül felhasználásra egy előlegszámlán vagy számlán. Ezzel történik meg a rögzítés.
Ez azt is eredményezi, hogy egészen a számlázás pillanatáig a Fólióban mutatkozó tartozás napi szinten ingadozik, hiszen a rögzítés nem történt meg. Ebben az esetben a Fólió tartozásának a kiszámításakor a rendszer a foglalási adatlap Kifizetések szekcióban lévő " Összeg az /% alapértelmezettpénznemben %/ a mai napon " oszlopban szereplő összeget veszi figyelembe.
Az előző esetben, vagyis az alapértelmezett állapotban, amikor a funkció aktív, a Fólióban mutatkozó tartozás kiszámításakor a rendszer a foglalási adatlap Kifizetések szekcióban lévő " Összeg az /% alapértelmezettpénznemben %/ a fizetés napján " oszlopban szereplő összeget veszi figyelembe.
Különbözet kiegyenlítése funckió:
Függetlenül attól, hogy a fenti beállítás tekintetében melyik opciót választod, szükségessé válhat a számlázási folyamat során, az árfolyam különbözetből fakadó különbözet eliminálására. Erre szolgál az előlegszámla ill. számla bal alsó sarkában található, " Különbözet kiegyenlítése " gomb. Többnyire akkor valószínűbb az árfolyamkülönbözet, amikor a kifizetés regisztrálása, vagyis maga a pénzügyi teljesítés, a tranzakció és a számla kiállítása nem egyidejűleg történik meg.
Példa:
A vendég, a foglalási érték 100% - át elutalta az érkezés előtt, a fiókod alapértelmezett pénznemétől eltérő pénznemben. A tranzakcióról egy kifizetést regisztráltál a foglalási adatlapon , a számlát pedig csak a távozás napján állítod ki a vendég számára. A következő információk fontosak a példa szempontjából:
SabeeApp fiók alapértelmezett pénzneme: EUR
Kifizetés pénzneme: TRY
Tranzakció dátuma: 2024.03.01. ( ez a kifizetés létrehozásának & teljesítésének dátuma is egyaránt )
Alkalmazott szabály a rögzítést illetően: a kifizetés értékének & árfolyamának rögzítése a kifizetés napján
Foglalás értéke: 100 EUR
A tranzakciót a vendég TRY pénznemben véglegesítette, így egy TRY pénznemű kifizetést regisztráltunk a foglalási adatlapon. A 100 EUR értékét a rendszer automatikusan konvertálja az idegen pénznembe:
Mint ahogy az a fenti képernyő felvételeken is mutatkozik, az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a fizetés napján oszlopban 100 EUR jelenik meg, ezáltal a Fólió tarozása 0. Azonban ha megnézed, az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a mai napon oszlop tartlamát, ott látszik, hogy a fizetett TRY összeg a mai napon már kevesebb EUR értékű, hiszen változott az árfolyam a tranzakció óta.
A távozás napjának elérkeztekor, a vendégednek számlát állítasz ki, szintén TRY pénznemben. A számlán megjelenő teljes tartozás a számla teljesítési dátumához tartozó ártváltási árfolyamon kerül konvertálásra EUR -ból TRY összegre. Ezesetben a távozás időpontja április 24, ez a távozás dátuma, így a számla teljesítési dátuma is ez lesz, ezt a következőképpen tudod beállítani:
Miután a számla paramétereit helyesen beállítottad, az látható, hogy a választott árfolyammal konvertálva a 100 EUR -t TRY -re 3511.36 TRY mutatkozik a számlán. Ez eltérő a kifizetés eredeti összegétől, ami 3933.33 TRY volt.
A 117.83 TRY különbözet eliminálására a " Különbözet kiegyenlítése " gomb használata javasolt, ezután a számla fizetettre állítható. A különbözet kiegyenlítése funkciót használva a számlán egy " Árfolyam különbözet nyereség / veszteség " megnevezésű kifizetés regisztrálódik:
Árfolyam különbözet nyereség / veszteség típusú kifizetés paraméterei:
Fizetés dátuma: A különbözet kiegyenlítése gomb megnyomásának ideje
Fizetés típusa: Rendszer
Pénznem: minden esetben a számla pénznemével megegyező
Teljes fizetett összeg: a különbözet értéke
Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a fizetés napján: amennyiben a számla pénzneme megegyezik az alapértelmezett pénznemmel, ez egyértelmű, amennyiben nem, a számla teljesítési dátumához tartozó átváltási árfolyammal átváltott összeg
A fizetés napján érvényes árfolyam: A számla teljesítési dátumának árfolyamával megegyező árfolyam
Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a mai napon: megegyezik a az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a fizetés napján tartalmával
A mai napon érvényes árfolyam: megegyezik a fizetés napján érvényes árfolyam oszlop tartalmával
Számla: előlegszámla / számla sorszáma amin a különbözet generálva lett
Megjegyzés: minden esetben üres, ugyani a rendszer típusú kifizetések esetében nincs lehetőség megjegyzés megadására
Korrekció funkció:
A funkció részletes leírását ebben a segédanyagban találod.
Az idegen pénzenemekben regisztrált kifizetések és számlák értékének és árfolyamának monitorozására a foglalási adatlap Kifizetések szekciójában az alábbi 4 oszlop lehet segítségedre:
- Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a fizetés napján
- A fizetés napján érvényes árfolyam
- Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a mai napon
- A mai napon érvényes árfolyam
Kifizetések szekció a foglalási adatlapon illetve a számlákon:
Foglalási adatlap:
Az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a fizetés napján és az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a mai napon hatással vannak a Fólióban mutatkozó tartozásra, annak tükrében, hogy milyen beállítás van alkalmazva a fiókban a kifizetés értékének rögzítése szempontjából.
Ammenyiben a rögzítés a kifizetés létrehozásának napjához kötött, a Fólió tartozása az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a fizetés napján oszlop értékét veszi alapul, amennyiben a rögzítés a kifizetés számlához való csatolásához kötött, egészen ennek megtörténtéig a Fólió tartozása az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a mai napon oszlop értékét veszi figyelembe.
Az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a mai napon ill. a Mai napon érvényes árfolyam oszlopok értékei folyamatosan változhatnak, annak függvényében, hogy miként változik a napi árfolyama az adott idegen pénznemnek. Előfordulhat az is, hogy az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a mai napon és az Összeg az /%alapértelmezettpénznem%/ben a fizetés napján oszlopok értékei teljesen megegyeznek, főként a kevésbé volatilis árfolyamú idegen pénznemek esetében. Ugyanez igaz a A fizetés napján érvényes árfolyam és a A mai napon érvényes árfolyam oszlopok értékeire is.
Amennyiben a SabeeApp fiókodban fix árfolyamot állítottál be egy idegen pénznemhez, úgy a rendszer ezt fogja alkalmazni, nem a naponta változó árfolyamot, így értelemszerűen a fent említett oszlopok értékei sem változnak.
Amennyiben az adott kifizetés értéke és árfolyama rögzítésre kerül, mind az érték mind az árfolyam oszlopokban megjelenítjük zárójelben azt az értéket és árfolyamot amin a rögzítés megtörtént.
Előlegszámla / számla:
A Korábbi kifizetések mutatása gombra kattintva, itt is megjelennek ugyanazok az oszlopok mint a foglalási adatlap Kifizetések szekciójában.
További fontos információk:
Többször felhasznált kifizetések:
Mivel van lehetőség egy kifizetés felhasználására egynél több alkalommal ( előleg / előlegszámla végszámlán való felhasználása ) , így fontos tudni, hogy az idegen pénznemű kifizetés értékét konzekvensen mind az előlegszámla mind a végszámla esetében az alkalmazott rögzítési szabály mentén kalkuláljuk.
Előlegszámla / számla sztronózása:
Abban az esetben, ha a sztornózás alkalmával a számla kifizetéseit nem törlöd, ezen idegen pénznemű kifizetések értékei is a rögzítés szabályai mentén lesznek konvertálva az alapértelmezett pénznembe. Ha azt a szabályt alkalmazod, hogy a rögzítés a kifizetés napján történik, akkor a kifizetés értéke az alapértelmezett pénznemben a létrehozásakori árfolyammal lesz konvertálva. Ha pedig az a rögzítés szabálya, hogy mikor lett számlához csatolva a kifizetés, akkor a számla teljesítési dátumát, ennek árfolyamát vesszük alapul az alapértelmezett pénznembe való konvertáláskor.
Több kifizetés:
Fontos megjegyezni, hogy minden idegen pénznemű kifizetésre ugyanazt a szabályt alkalmazza a rendszer a kifzetés értékének rögzítése tekintetében. Tehát egy foglaláshoz tartozó eltérő idegen pénznemű kifizetések esetén nem alkalmazható kétféle rögzítési elv.