Amennyiben jóváíró számlát szeretnél kiállítani a vendégnek, navigálj el a megfelelő foglalás oldalára, görgess le a “Számlák” szekcióig, és válaszd ki azt a számlát, melyhez kezdeményezni szeretnéd a jóváírást.
Kérjük, ügyelj rá, hogy jóváíró számlát csak fizetett státuszú számláról készíthetsz!
Ha megnyitottad a számlát, az alábbi két opciót fogod látni:
(ezen opciók elérhetők egyéni és csoportos foglalásnál illetve, elletve előleg- és végszámlánál is)
Jóváíró számla / Jóváírás
Az ilyen típusú jóváíró számlát abban az esetben válaszd, ha egy teljesen egyedi összeget szeretnél a számlán megjeleníteni, ami független az eredeti számla összegétől. Miután megnyomtad a “Jóváírás” gombot egy számlán, az alábbiak fognak megjelenni:
- a jóváíró számla egyetlen “Jóváírás” elemet tartalmaz
- a leírás mező alapértelmezetten üres, de lehetőséged van bármilyen megjegyzést írni
- az elem mennyisége alapértelmezetten 1, ez nem szerkeszthető
- az ÁFA% alapértelmezetten a szállásdíj ÁFA%, nem szerkeszthető
Ha egy adott elemet szeretnél refundolni, kérjük, használd a tételes jóváírást! - az Egységár és az Összeg alapértelmezetten az eredeti számla összegét tükrözi, de ez szerkeszthető
Az itt megadott egységár és összeg nem lehet nagyobb, mint a számla eredeti összege (amennyiben mégis nagyobbat írnál be, a rendszer automatikusan felülírja az eredeti számla összegére)
Ha egy végszámla kerül jóváírásra, akkor automatikusan generálódik egy ehhez tartozó “Jóváírva” Fólió elem.
Ez az elem mindig az első éjszakához kerül időzítésre, és a státusza alapértelmezetten “Számlázott” lesz, ezáltal nem lesz módosítható vagy kijelölhető.
Ha a jóváíró számláza sztornózásra kerül, a hozzátartozó Fólió elem törölve lesz a Fólió táblából.
Ha egy ilyen típusú jóváíró számla egy Előlegszámláról (akár tételes, akár nem) kerül kiállításra, akkor nem keletkezik kapcsolódó Fólió elem, mert az előlegszámlák - és így az előleg jóváírások - nem kapcsolódnak Fólió elemekhez.
Jóváíró számla (tételes)
A tételes jóváíró számla célja, hogy lehetőséget biztosítson arra, hogy csak bizonyos elemek kerüljenek jóváírásra az eredeti számláról. Ha az eredeti számla elemenkénti csoportosítással került kiállításra, a tételes jóváíró számlánál ezek csoportok szétbontásra kerülnek, és lehetséges csak egyetlen elemet jóváírni.
Nézzünk egy példát a tételes jóváíró számlára: A példában egy csoportos végszámlát állítottunk ki. A csoportfoglalás 2 foglalásból áll, összesen 6 éjszaka. A végszámla létrehozásánál használtuk a “Fólió elemek csoportosítása” opciót, azaz a 6 szállásdíj tétel a következőképpen volt csoportosítva:
Miután a számla fizetett státuszú lett, tételes jóváírást kezdeményeztünk, mert a 6-ból csak 2 éjszakát szeretnénk jóváírni.
Az alábbiakat fogjuk látni a “Jóváíró számla (tételes)” gomb megnyomása után:
Látható, hogy a két csoport felbomlott az eredeti 6 szállásdíj elemre. Így törölhető, ami nem szükséges, és a számla zárolható, miután csak a 2 szükséges elem marad rajta. A számla zárolása után szükséges a megfelelő negatív összegű fizetést csatolni a számlához, hogy fizetett státuszúvá válhasson.
Miután a jóváíró számla létrejön, a rendszer automatikusan generál a megfelelő Fólió elemekhez egy “Szállás (Jóváírva)” elemet.
Ha a tételes jóváíró számla egy olyan végszámláról került kiállításra, ahol nem voltak csoportosított elemek előtte, ugyanezen szabályok érvényesek; a tételes jóváíró számlán azon elemek fognak szerepelni, melyek az eredeti végszámlán is szerepeltek.
A Folio elemek sorrendje abban az esetben, ha visszatérítetett elemek is szerepelnek a Fólióban:
- Szállás elem (és a hozzátartozó jóváírás elem)
- Szolgáltatások (először az összes elem felsorolva, aztán a hozzájuk tartozó visszatérített elemek ugyanabban a sorrendben)
- IFA (és a hozzátartozó jóváírás elem)
- Kupon - IFA (és a hozzátartozó jóváírás elem)
Ha egy ilyen típusú jóváíró számla egy Előlegszámláról (akár tételes, akár nem) kerül kiállításra, akkor nem keletkezik Visszatérítés Folio elem, mert az előlegszámlák - és így az előleg jóváírások - nem kapcsolódnak Folio elemekhez.
Szűrés jóváíró számlákra
A PMS / Számlák menüpontban lehetőség van szűrni a jóváíró számlákra a “Számla típusa” szűrő segítségével.
Jóváírás elemek és tranzakciók a beszámolókban:
Napi és éves teljesítmény beszámolók
Mindkét beszámolóban található egy “Jóváírás” sor, ami összegzi az összes olyan Fólió elemet, amelyek jóváírás, jóváíró számla kiállítása során keletkeztek a kiválasztott intervallumban.
Például, ha egy foglaláshoz tartozóan a Fólió táblában található egy szállásdíj és egy reggeli kategóriájú jóváírt Fólió elem is, akkor ebben az esetben a Jóváírás sor a kettőnek a teljes összegét fogja megjeleníteni.
Ez a sor a szűrő beállításoktól függetlenül mindig megjelenik. Abban az esetben, ha a megadott szűrők szerinti keresés alapján nincs jóváírt elem, akkor a sorban 0 fog megjelenni.
A megjelenített érték lehet nettó vagy bruttó is a beszámoló beállításaitól függően.
Értékesítés részletező beszámoló
A “Jóváírva” típusú Fólió elemek ebben a beszámolóban is szerepelni fognak a megfelelő kategória alatt, vagyis a “Kategória” szűrő hasznos lehet az ezen elemekre való szűrésnél.
Tranzakció összegző:
A jóváíró számlákhoz tartozó negatív kifizetések a tranzakció összegző beszámolóban is listázásra kerülnek.