Milyen funkciókat lát el a Rendeléskezelő?
Célja, hogy lehetőséget biztosítson a vendégek által igénybe vett szolgáltatások gyors hozzárendelésére a szobákhoz (például amennyiben található a szállodában bár, síkölcsönző vagy wellness részleg ) anélkül, hogy meg kellene nyitni a foglalási adatlapot. Emellett egy POS-rendszerként is működhet, amely képes számlákat kiállítani éttermi fogyasztásokhoz, akár nem a szállodában megszálló vendégek számára is.
A Rendeléskezelőben egyszerűen és gyorsan tudsz új rendeléseket rögzíteni, majd:
- ezeket elmemeni, esetlegesen később még módosítani
- szobára terhelni a rendelés tételeit
- kifizetés létrehozásával lezárni a rendelést
- számlát kiállítani a rendeléshez
Új rendelés létrehozása
Új rendelést a fiókod jobb felső sarkában található, körbe foglalt " + " ikonra kattintva tudsz létehozni.
Jobbról egy ablak csúszik be, amiben a rendelés részleteit tudod megadni. Kattints az "Új rendelés létrehozása" gombra, majd add meg a rendelés nevét a megfelelő mezőbe. A név megadása kötelező, ez alapján fogsz tudni később rákeresni erre a rendelésre a PMS / Rendelések listában.
A rendelés elnevezése után a szolgáltatás kategóriák kis négyzetek formájában jelennek meg a „Kategória kiválasztása”cím alatt. Ezek a Beállítások / Szolgáltatások / Szolgáltatáskategóriák kategóriái. Válaszd ki azt a szolgáltatás kategóriát, amely tartalmazza a rendeléshez hozzáadni kívánt szolgáltatást, majd kattints a szolgáltatás kártyájára annyiszor, ahány tételt hozzá szeretnél adni a kosárhoz / rendeléshez. Például, ha 3 db tételt szeretnél hozzáadni egy rendeléshez, és az a szolgáltatás a „Ételek és italok” kategóriában található, akkor válaszd az „Ételek és italok” kategóriát, majd kattints a tételre háromszor:
A jobb alsó sarokban láthatod a 3 tétel összegét. A rendeléshez hozzáadott tételek a hozzáadás sorrendjében kerülnek összegyűjtésre, és bármikor megtekintheted őket a Rendeléskezelő alján lévő fekete sávra való kattintással.
Fontos kiemelni, hogy a Rendeléskezelőben kizárólag azok a szolgáltatások elérhetőek amik " Pontos mennyiség " típúsúak.
Meglévő rendelés szerkesztése
Olyan rendelést, amely még nem " Lezárt " állapotú, kétféleképpen szerkeszthetsz:
- a PMS / Rendelések listájából megnyitva a korábban mentett rendelést
- a Rendeléskezelő panelen, a " Meglévő rendelés szerkesztése " gombra kattintva.
A rendelés létrehozásának folyamatában az „ Szerkesztő mód engedélyezése / tiltása ” kapcsoló aktiválásával lehetőséged van módosítani a rendeléshez hozzáadott tételek mennyiségét vagy árát.
Ezzel a szolgáltatások mennyisége és egységára így szabadon módosíthatóvá válik. Fontos, hogy a szolgáltatások teljes ára vagy pedig a rendelés végösszege nem szerkeszthető. A mennyiség, ár és összeg mezők összekapcsolódnak, vagyis ha módosítod a mennyiséget vagy az árat, az összeg automatikusan változik. A változtatások mentéséhez kattints újra a kapcsolóra.
Ahogyan a piros figyelmeztető üzenet is jelzi, a szolgáltatási tétel árának módosítása csak az adott rendelésre vonatkozik, nem változtatja meg a rendszerben mentett szolgáltatás árát. Ez a funkció hasznos lehet, ha egyedi / speciális áron kínálsz egy adott szolgáltatást, vagy ha egy olyan szolgáltatást számlázol, amelynek az ára folyamatosan változik.
Kattints a Rendelés mentése gombra a változtatásaid mentéséhez.
FONTOS, hogyha módosítod egy szolgáltatás egységárát és mented a változtatásokat, majd a Szolgáltatásokhoz visszatérve újra hozzáadod ugyan azt a szolgáltatást, akkor már az új áron kerül felszámításra a szolgáltatás, nem pedig az eredeti áron.
Rendelés törlése
Amennyiben egy rendelés véletlenül lett létrehozva, vagy már nincs rá szükség, lehetőséged van ezt törölni a Rendelés törlése gombra kattintva:
A felesleges rendelések törölhetők a PMS / Rendelések listából is a szemetes ikonra kattintva. Ez csak azon rendelések esetében elérhetők, amelyek állapota " mentett " vagy " lezárt ", de csak sztornó számla tartozik hozzá.
Rendelés szobára terhelése
Miután a rendelés elkészült, és nincs több hozzáadni való tétel, a "Lezárás és fizetés" gombra való kattintás után, a következő opciót választva, a rendelés elemeit át tudod vezetni egy konkrét foglalásra:
A kereső mezőben a foglalási kód vagy a foglaló és a vendég neve alapján kikeresheted azt a foglalást, amelyre szeretnéd átvezetni a rendelés elemeit. Alapértelmezetten az itt tartózkodó státuszú vendégek listájában keres a rendszer, de van lehetőséged a jövőben érkező foglalások figyelembe vételére is a " beleértve a jövőben érkezőket " box bepipálásával.
A megfelelő foglalás kiválasztása után, a " Szolgáltatások szobára terhelése " gombra kattintva a rendszer átvezeti a szolgáltatás tételeket a foglalásra. A rendelés ezzel mint olyan megszűnik, a szolgáltatás elemek az adott fogalalás " Szolgáltatások " szekciójában megtalálhatók.
Rendelés lezárása kifizetés létrehozásával
Ez az opció választása akkor javasolt, amennyiben nem szeretnél azonnal számlát kiállítani a rendelés létrehozásával egyidejűleg, de szeretnéd regisztrálni magát a tranzakciót, Miután a " Kifizetés létrehozása " kártyára kattintottál, definiáld a tranzakció / kifizetés részleteit, majd kattints a zöld „ Kiizetés létrehozása ” gombra. Ekkor a rendelés visszakövethető a PMS / Rendelések listájában, és a hozzá létrehozott kifizetés megjelenik a Tranzakciós beszámolóban.
Rendelés lezárása számla létrehozásával - automatikus kifizetés létrehozása
Automatikus fizetés választása esetén a számlához a rendszer automatikusan generálja a kifizetést, az általad definiált paraméterek alapján. Vagyis, ezesetben első lépésként szükséges definiálnod a kifizetés részleteit, majd a " Számla létrehozása " gombra kattintva tovább irányítunk a számla szerkesztő felületre, ahol pedig a számla paramétereit tudod megadni.
Amennyiben a kifizetéshez beállított fizetési mód készpénz vagy átutalás, akkor lehetőséged van egyidejűleg lezárni és fizetettre jelölni a számlát. Ha más típusú fizetést választottál, először le kell zárni a számlát, majd fizetettre jelölni.
Ez a számlázási lehetőség a rendeléskezelőben különösen akkor lehet hasznos, ha egyértelmű már a rendelés létrehozásakor, hogy kizárólag egy darab kifizetést kell a számlához rendelni, vagyis a számla tartozása egyetlen egy tranzakcióval kerül kiegyenlítésre. Például: egy vendég elfogyasztott egy ebédet a hotel éttermében, és a teljes összeget bankkártyával fizette ki közvetlenül az étkezés után.
Rendelés lezárása számla létrehozásával - kifizetés létrehozása manuálisan
Ezen opció választásakor a számlázási folyamat teljesen megegyezik a foglalási adatlapról történő számlázási folyamattal. A számla szerkesztő felületre vezet a rendszer, ahol szükséges definiálni a számla paramétereit.
A számla lezárása után viszont a kifizetések létrehozása itt manuálisan történik ( csakúgy mint az adatlapról való számla kiállítás során ), így lehetőség nyílik több, különböző típusú ( fizetési módú ) tranzakció hozzáadására a számlához.
Ez a lehetőség különösen akkor hasznos, ha előre rendelkezésre áll az az információ, hogy a számla tartozása több tranzakcióval lett kiegyenlítve, a vendég különböző fizetési módokkal rendezi a számla összegét, esetleg nem egy időben, hanem meghatározott időközönként.
Rendelések listája
Minden rendelés a PMS / Rendelések listában kerül nyilvántartásra.
A lista szűkítését egy kereső mező segíti, amiben a rendelés neve alapján tudsz szűrni, illetve egy dátum választó, ami pedig a rendelés létrehozásának dátumára szűr.
A listában a Rendelés állapota oszlop jelzi, hogy az adott rendelés milyen státuszban van. Lehet Mentett ( ez szabadon szerkeszthető, számla hozható létre hozzá ) vagy Lezárt állapotú ( nem szerkeszthető ) a rendelés. Ha a rendeléshez lett számla kiállítva, annak sorszáma megjelenik a Kapcsolódó számlák oszlopban, amennyiben pedig a rendelés számla létrehozása nélkül lett véglegesítve, a számla oszlop üres marad.
Bármelyik rendelésre rákattintva a jobbról becsúszó ablakban megnézheted annak tartalmát.
Rendelések a beszámolókban
A rendelések adatait a rendszer a Tranzakció összegző beszámolóban illetve az Értékesítés részletező beszámolóban jeleníti meg.
Tranzakció összegző: függetlenül attól, hogy a rendelés létrehozásakor csak kifizetés lett létrehozva hozzá vagy számla is lett kiállítva, maga a tranzakció minden esetben szerepelni fog a Tranzakciók listájában. A Foglaló neve, Tranzakció azonosító és Csoport azonosító / Foglalási kód oszlopok ezen tranzakcióknál minden esetben üresen maradnak.
Értékesítés részletező: amennyiben a Rendelések kiválasztása opció be van pipálva, a lezárt állapotú rendelések tételei listázva lesznek a beszámolóban. Ezeknél a Szoba neve és Foglalási kód oszlopokban nem hozunk adatot.