Számlát a részletes foglalási oldal Pénzügyek - Folio részében tudsz létrehozni.
A folyamat lépései:
- A Folio táblázatban látható jelölőnégyzetek segítségével válaszd ki a Folio tételeket, amelyekről számlát szeretnél kiállítani. Ha a teljes fennmaradó egyenlegről készíted a számlát, érdemes használni a "Mindent kijelöl" jelölőnégyzetet, így az összes Folio tétel felkerül a számlára.
A kijelölt tételek rózsaszín háttérrel lesznek kiemelve, és amint legalább egy tételt kiválasztottál, az "Új számla létrehozása" gomb aktívvá válik, így elkezdheted a számlázást.
Profi tipp: A Folio táblázatban 2 szűrő található a tételek rendezésének megkönnyítésére. Használhatod a Kategória és Státusz szűrőt a tételek kiválasztásakor, ami felgyorsítja és egyszerűsíti a kiválasztást. A táblázat jobb felső sarkában láthatod a szűrt tételek összesítését, amely csak a kiválasztott tételek összegét mutatja.
- Az "Új számla létrehozása" opció választása után megjelenik egy felugró ablak, amely egy gyors összefoglalótmutat a kiválasztott tételekről.
Itt nem lehet módosításokat végezni, ez kizárólag ellenőrzési célokat szolgál a következő lépések előtt.
- Az előző lépésben az "OK" gombbal továbblépve megjelenik egy új felugró ablak, a "Számla adatok beállítása", ahol meg kell adnod a számla paramétereit, például:
- Teljesítés dátuma. Bármilyen dátumot választhatsz, múltbelit és jövőbelit is, igényeid szerint.
- Pénznem
- Árfolyam
- 1: és itt döntheted el azt is, hogy szeretnéd-e összevonni/csoportosítani a Folio tételeket a számlán (különösen hosszú tétellista esetén lehet nagyon hasznos). Erről többet ebben a segédletben olvashatsz.
Ezt a felugró ablakot a felső "X" gombbal zárhatod be, ebben az esetben a számla létrehozása teljesen megszakad. Az "OK" gombbal továbblépve a számlázási folyamat folytatódik a következő lépéssel.
- A Számla adatok beállítása felugró ablak után megjelenik a "Számla szerkesztő" oldal. Ez a felület előnézetet mutat a számláról, több beállítási lehetőséggel. A számla szerkesztő felület 4 részre osztható. Kérlek, kövesd végig a részeket az alábbi képernyőképeken:
- Vendég és számlázási információk: A számla azonosító/státusz mindig "Piszkozat" marad, amíg a számlát nem zárolod. A zárolás után a hozzárendelt számla azonosító/szám jelenik meg a "Piszkozat" címke helyett.
- Számla paraméterek: Számla típusa, Számla fiók, Kiállítás dátuma, Fizetési határidő, Teljesítés dátuma, Pénznem/Árfolyam
- Számla tételek és pénzügyi részletek: A számla fizetendő összege mindig a következőképpen számítódik: Végösszeg - Fizetési megjegyzés rész összege. Mivel a fizetéseket csak a zárolás után lehet a számlához csatolni, a fizetendő összeg zárolás előtt mindig megegyezik a végösszeggel. Az egyetlen szerkeszthető rész itt a számlatétel leírása. A Beállítások/Számla/Alapértelmezett beállítások menüben alkalmazott beállítások alapján a számlatétel leírás mező bizonyos információkat fog tartalmazni. Ez szerkeszthető, törölhető, vagy kiegészíthető további információval maximum 200 karakterig tételenként.
- Műveleti gombok, számla megjegyzés, zárolás: Vendégnevek megjelenítése, Extra szolgáltatások megjelenítése, Lemondási feltételek megjelenítése, További szöveg megjelenítése, Számla megjegyzés, Zárolás & Zárolás és fizetettként megjelölés
A számla zárolása után bármelyik opcióval a számla státusza piszkozatról fizetetlenre változik, és a következő lépés a fizetések hozzárendelése a számlához, hogy azt fizetettként lehessen megjelölni.
- A számlázási folyamat utolsó lépése a fizetések csatolása a számlához. Amint a fizetések csatolva vannak és a fizetési összeg megegyezik a számla összegével, a számla fizetettként jelölhető. Ezen kívül a zárolás után több más lehetőség is elérhető, például a számla nyomtatása és küldése a vendégnek.
A fizetések számlához csatolása történhet új fizetések hozzáadásával közvetlenül a számlán, vagy ha már vannak mentett fizetéseid, azokat is használhatod a "Választás a meglévő fizetések közül" gombra kattintva. Ez a gomb csak akkor aktív, ha már vannak létrehozott fizetések a foglaláshoz.
Ahogy a képernyőképen látható, a Fizetettként megjelölés gomb inaktív, mivel a számla fizetendő összege még nem 0. Amint a szükséges fizetés csatolva van a számlához, a Fizetettként megjelölés gomb aktívvá válik, és a számla fizetettként jelölhető. Továbbá, a számlához csatolt fizetés megjelenik a Fizetési megjegyzés részben.
Miután a számlát fizetettként jelölted, a státusz fizetetlenről fizezettre változik.
A számla megjelenik a foglalási oldal Számlák részében.
Vendégeidnek számlát a részletes foglalási oldal Pénzügyek - Folio részében tudsz létrehozni.
