Pasaulyje nuolat vyksta pokyčiai, o svetingumo industrijoje pastaraisiais metais įvyko labai daug pokyčių. Pasikeitė tai, kaip svečiai ieško viešbučio, ko jie tikisi ir reikalauja atvykę į jį. Taip pat pasikeitė ir tai, kaip svetingumo industrija prisitaiko prie pokyčių. Daugiausia pokyčių įvyko vis labiau diegiant technologijas, kurių pagrindas - apgyvendinimo įstaigų valdymo sistemos (PMS). Tai programinės įrangos rinkiniai, suteikiantys puikias galimybes padėti viešbučiams efektyviai ir veiksmingai valdyti savo veiklą.
Nuo 1970-ųjų vidurio atsirado didelės aparatinės sistemos, kurios kai kuriuos dalykus atlikdavo šiek tiek greičiau, nei tai galėjo padaryti darbuotojai. Dėl savo fizinio dydžio ir kainos šios ankstyvosios sistemos buvo diegiamos beveik vien tik dideliuose viešbučių tinkluose.
Tuo tarpu dabar apgyvendinimo įstaigų valdymo sistemos veikia kaip centras, kuriame atliekamos beveik visos užduotys ir procesai, susiję su sklandžiu įvairaus dydžio apgyvendinimo įstaigų valdymu. Taigi apžvelkime, ką viešbutyje reiškia apgyvendinimo įstaigų valdymo sistema ir kokia yra PMS svarba visai svetingumo industrijai.
Svečių patirties tobulinimas
Rezervavimas rankiniu būdu, popierinių dokumentų tvarkymas, bendravimas su svečiais ir klientais telefonu ir faksu, patekimas į kambarius su fiziniais raktais (nustatytu laiku) ir beveik jokios verslo analizės galimybės. Tai praeityje. Įdiegus valdymo sistemas, automatizuojama ir supaprastinama viešbučių veikla, pagerėja bendravimas, sumažėja klaidų ir realiuoju laiku gaunama informacija apie veiklos rezultatus. Pagerėja rezervavimo, atvykimo ir išsiregistravimo, sąskaitų išrašymo, kambarių tvarkymo ir ataskaitų teikimo procesai. Dar svarbiau, kad patobulinami visi svečių patirties aspektai, todėl svečiai yra labiau patenkinti, ir yra labiau tikėtina, kad ateityje jie vėl atliks rezervaciją ir dalinsis įspūdžiais apie viešbutį, kuriame apsistojo.
Užtikrintas patikimumas
Kai pirmą kartą buvo sukurtos apgyvendinimo įstaigų valdymo sistemos, daugiausia skirtos užsakymams ir mokėjimams tvarkyti, taip pat jos buvo „aparatinės“, užimančios vietą ankštoje patalpoje ir dažnai reikalaujančios inžinieriaus apsilankymų, kad viskas veiktų sklandžiai. Programinę įrangą dažnai teikdavo skirtingi tiekėjai, ją reikėdavo įdiegti, o dėl skirtingų prie sistemos prisijungusių programų kildavo konfliktų. Toks įranga reiškė, kad tiekėjui pateikus naują programinės įrangos versiją ar net tik pataisymą, kokiai nors klaidai ištaisyti, inžinierius turėdavo atvykti į vietą ir atlikti savo atnaujinimus. O jei dėl to sistema būtų išjungta didžiausios paklausos metu? Na ką gi, taip jau buvo.
Dėl debesų pagrindu veikiančių sistemų ši nemaloni situacija visiškai pasikeitė. Visa programinė įranga saugoma nuotoliniuose serveriuose, o prie jos iš karto ir nuolat prisijungiama per „debesį“ iš viešbučio kompiuterių ar kitų mobiliųjų įrenginių. Inžinieriaus vizitai - jau praeitis, nes visa techninė priežiūra ir bet koks derinimas vyksta už viešbučio ribų, kur nuolat stebimas sistemos veikimas ir saugumas. Tačiau tikrasis „debesies“ naudojimo viešbučių valdymo sistemoms privalumas yra tas, kad programinę įrangą ir programas galima bet kada atnaujinti. Naujausios programinės įrangos versijos automatiškai pateikiamos naudotojams kaip PMS paketo dalis, todėl viešbutyje visada veikia geriausia, patikimiausia ir moderniausia sistema. Įdiegus ir paleidus modernią PMS, jos priežiūra ir atnaujinimas viešbučio valdymo požiūriu yra „paduoti ir pamiršti“. Tai reiškia, kad viešbučiai iš tikrųjų gali naudotis visa savo PMS galia.
Daugybė PMS privalumų jūsų viešbučiui
PMS nepasveikins jūsų svečių su šypsena ir nepatenkins jų individualių poreikių, tačiau jūsų darbuotojai galės daug laisviau bendrauti su svečiais, o tai svečiai vertina labiausiai. Visų tipų viešbučiuose svečiai individualizuotą aptarnavimą nuolat vertina geriausiai. Darbuotojams nereikia atlikti pasikartojančių ir daug laiko reikalaujančių užduočių, kurias PMS gali atlikti daug efektyviau:
- PMS labai palengvina paiešką ir rezervavimą. Daugelis svečių tikisi, kad galės ieškoti viešbučio jų pasirinktu laiku. Norėdami tai padaryti, jie dažnai naudojasi internetinių kelionių agentūrų paslaugomis arba paieškos sistemomis, kad rastų jų poreikius atitinkantį viešbutį. Jei įdiegta pokalbių roboto programa, PMS gali visą parą ir 7 dienas per savaitę teikti atsakymus į dažniausiai užduodamus klausimus ir priimti realius užsakymus. Visus užsakymo duomenis įveda svečias, todėl jo vardas, pavardė, adresas, reikalavimai, bet kokie specialūs pageidavimai, datos ir mokėjimo duomenys yra teisingi.
- Sklandžiai veikianti PMS labai pagerina komunikaciją tarp atskirų skyrių. Registratūros, maitinimo, valymo, apskaitos ir priežiūros skyriai yra prijungti prie tos pačios sistemos, todėl operatyviau ir veiksmingiau atlieka sutampančias funkcijas. Tai taip pat skatina lankstumą, kuris pagerina svečių patirtį, pavyzdžiui, valymo ar priežiūros darbus galima planuoti atsižvelgiant į kambarių užimtumą.
- Apgyvendinimo įstaigų valdymo sistemose (PMS) dažnai yra įdiegtos integracijos, kurios išplečia galimų parinkčių spektrą. Šios integracijos palengvina sklandų sinchronizavimą su įvairiais rezervavimo kanalais, tokiais kaip „Booking.com“ ar „Agoda“, padidina tiesioginio rezervavimo galimybes, palengvina mokėjimų valdymą ir centralizuoja administracinę informaciją PMS.
- Naudojant PMS supaprastinami kambarių prieigos, registracijos ir išvykimo procesai. Reaguodami į bekontakčių sprendimų poreikį, viešbučiai naudoja PMS greitam užsiregistravimui, naudodami tokias funkcijas kaip registratūros kioskai. Papildomos integracijos dar labiau optimizuoja patekimą į kambarį galima - vietoj fizinių raktų svečiai gali akimirksniu patekti į savo kambarį naudodamiesi savo išmaniaisiais įrenginiais.
- Realaus laiko duomenų analizė yra didžiulis postūmis vadovams, norintiems padidinti savo viešbučio efektyvumą ir pelningumą, o duomenys išsamiai pateikiami per PMS. Ką ir kam išleido svečiai? Kokios yra tendencijos, kokie yra viešbučio užimtumo pikai ir nuosmukiai (ir kaip juos galima išnaudoti bei pateikti rinkai?). Taikant pajamų valdymą, duomenų analizės ir operacijų tyrimų privalumai derinami su strategija, klientų elgsenos supratimu ir rinkos tendencijomis. Pajamų valdymas leidžia analitines detales pritaikyti strateginiam valdymui. Tai, kas anksčiau būtų užtrukę kelias valandas ar net dienas, kai reikėdavo galvą sukti dėl „skaičių“ analizės, dabar pasiekiama per kelias akimirkas naudojant duomenų kupiną apgyvendinimo įstaigų valdymo sistemą.
Turėti prieigą prie informacijos ir skaičių apie svečių išlaidas ir jų sąskaitas pavieniais atvejais gali būti palyginti paprasta (nors net ir tada, žinoma, būtina tiksliai sekti visas išlaidas). Tačiau grupinio užsakymo atveju PMS turi sugebėti stebėti ir teisingai išrašyti sąskaitas visoms skirtingoms šalims, nesvarbu, ar tai tos pačios šeimos nariai, ar turistų autobusas. PMS turi turėti paprastą ir patogią naudoti folio, mokėjimų ir sąskaitų išrašymo sistemą, kad skirtingų folio elementų tvarkymas individualiuose ir grupiniuose užsakymuose bei sąskaitų išrašymas būtų automatizuotas ir paprastas.
Būtinosios viešbučio PMS funkcijos
Tai tik keletas svarbiausių šiuolaikinės debesų pagrindu veikiančios PMS privalumų, todėl jei galvojate, kad jūsų viešbučiui tikrai reikia atnaujinti turimą PMS, arba norite pirmą kartą išbandyti šią sritį, štai keletas funkcijų, kurių turėtumėte ieškoti:
- Rezervacijų valdymas su realiuoju laiku prieinamu kambarių kiekiu, momentiniu užsakymu, automatiniu patvirtinimu ir nuolatiniais atnaujinimais.
- Efektyvus registravimas ir išsiregistravimas, kuris supaprastina procesus, užtikrina minimalų popierizmą (arba jo iš viso nereikia) ir leidžia darbuotojams daugiau dėmesio skirti svečiams.
- Automatizuotas sąskaitų išrašymas, tiksliai generuojantis ir tvarkantis sąskaitas faktūras, puikiai fiksuojantis visas papildomas viešbučio išlaidas.
- Kambarių skirstymas, kai kambariai skiriami pagal užimtumą ir svečių pageidavimus.
Bendravimas tarp skyrių, kad būtų galima koordinuoti kambarių tvarkymą, techninės priežiūros grafikus ir kitas svečių aptarnavimo paslaugas. - Dinaminė kainodara, suteikianti galimybę koreguoti kambarių kainas pagal paklausą. Didieji prekių tinklai ir OTA tai jau daro, o dabar viešbučio veiklos pelningumą galima padidinti naudojantis šia galinga priemone.
- Visų veiklos sričių veiklos ataskaitose pateikiamos duomenų pagrindu parengtos įžvalgos apie užimtumą, pajamas ir kitus veiklos rodiklius.
- PMS saugomi svečių profiliai ir pageidavimai, todėl galima pagerinti bendravimą viešnagės metu ir po viešnagės, o tai labai padidina svečių pageidaujamą asmeniškumą.
- Technologijų integracija turi užtikrinti, kad PMS sėkmingai bendradarbiautų su kitomis trečiųjų šalių priemonėmis ir paslaugų teikėjais, pavyzdžiui, įmokų surinkimo internetu paslauga ir OTA.
- Duomenų saugumas, be abejo, yra svarbiausias dalykas, todėl kiekviena PMS turi būti visiškai „nepralaidi“ dėl svečių informacijos saugumo ir pačio viešbučio duomenų apsaugos. Sistema taip pat turi atitikti visus duomenų apsaugos įstatymus ir kitus vietos teisės aktus (pvz., dėl svečių pasų duomenų įrašymo).
SabeeApp atitinka visus PMS reikalavimus
Aprašėme sklandžiai veikiančios viešbučiams skirtos valdymo sistemos funkcijas ir privalumus, nes būtent tokią sistemą ir tiekiame, taigi tikrai žinome, apie ką kalbame! Esame SabeeApp ir jau daugiau nei dešimt metų padedame įvairaus dydžio viešbučiams visame pasaulyje, naudodami specialiai svetingumo industrijai pritaikytą PMS. Tai debesų pagrindu veikianti sistema, suteikianti visus privalumus, apie kuriuos jau užsiminėme šiame straipsnyje: be vargo, nuotoliniu būdu, reguliariai atnaujinama programinė įranga ir atliekama diagnostika. Mūsų Smart Solutions programų rinkinys supaprastina procesus, palengvina viešbučių darbuotojų darbą ir didina svečių pasitenkinimą. Pavyzdžiui, paimkime pažangias komunikacijos funkcijas ir privalumus, kurie yra Smart Solutions:
- Nuolatinis bendravimas yra labai svarbus ir paprastas, kai svečias užregistruoja pirmuosius duomenis. Pirmiausia išsiunčiamas automatinis patvirtinimo el. laiškas, kuriame aiškiai nurodoma visa užsakymo informacija. Jei svečias padarė kokių nors klaidų, šiame etape jis gali jas ištaisyti ir pateikti iš naujo. Patvirtinimo el. laiškuose (ir iš tikrųjų visuose kituose viešbučio pranešimuose) nurodomas svečio vardas, gali būti viešbučio logotipas ar kitas prekės ženklas. Galima siųsti ne tik el. laiškus - svečiai gali pasirinkti mėgstamą bendravimo kanalą, pavyzdžiui, WhatsApp arba Telegram.
- Svečiams ir viešbučiui labai praverčia galimybė naudotis keliomis kalbomis: SabeeApp programėlė Guest Advisor šiuo metu veikia anglų, lietuvių, vokiečių, ispanų, prancūzų, turkų ir vengrų kalbomis. Guest advisor taip pat leidžia:
- Momentinį grįžtamąjį ryšį iš karto po atvykimo, todėl viešbutis gali prašyti svečių atsiliepimų ir juos gauti per 30 minučių nuo atvykimo. Tai reiškia, kad galima greitai imtis veiksmų, jei kyla kokių nors galimų problemų.
- Viešnagės metu į svečio mobilųjį įrenginį siunčiami pranešimai apie specialius pasiūlymus, restorano patiekalus, papildomus pardavimus ir kt. Svečiai taip pat gali siųsti žinutes viešbučiui, kad pakeistų tokias detales, kaip atvykimo ir išvykimo laikas, ir prašyti valymo, priežiūros ar kambarių priežiūros paslaugų.
- Bendravimas po viešnagės prasidės nuo asmeninio (bet automatiškai sugeneruoto) padėkos laiško svečiui. Nuo tada SabeeApp PMS "įsimins" svarbias datas, pavyzdžiui, gimtadienius ar jubiliejus, ir atitinkamai praneš svečiams.
- Taip pat vienu paspaudimu galima lengvai užsisakyti papildomų paslaugų, pavyzdžiui, pervežimą iš oro uosto, apsilankymą SPA centre ar aptarnavimą kambaryje.
Žinoma, SabeeApp turi ne tik Smart Solutions programėlių rinkinį, bet ir visas pagrindines privalomas funkcijas, kurias jau išvardijome kaip būtinas PMS, įskaitant galimybę matyti ir peržiūrėti:
- Rezervacijos informaciją ir svečių folio, kad svečiai galėtų peržiūrėti ir sekti savo užsakymo informaciją ir viešnagės metu patiriamas išlaidas.
- ID skenavimas su OCR technologija leidžia svečiams įvesti dokumentus į PMS naudojant optinį ženklų atpažinimą, prieš apsistojant. Tai taupo tiek viešbučio, tiek svečių laiką ir užtikrina, kad registracija vyktų be nesklandumų.
- Įėjimas į kambarį be rakto per svečio išmanųjį telefoną yra prieinamas vis dažniau viešbučiuose, kuriuose įrengtos išmaniosios kambarių spynos. Šioje srityje SabeeApp bendradarbiauja su keliais šių paslaugų teikėjais.
Tai tik kelios SabeeApp PMS funkcijos ir privalumai. Atsižvelgdami į šį straipsnį, susisiekite su mumis ir sudarykite savo pačių sąrašą dalykų, kurių jums reikia, kurių norite ir kurių tikitės iš viešbučių valdymo sistemos. Esame įsitikinę, kad per mūsų nemokamą ir neįpareigojančią demonstracinę versiją galėsime pažymėti visus punktus. Susisiekite su mumis ir būkite pasiruošę imtis reikšmingų ir pelningų pokyčių.