Otel İşletme Maliyetlerini Hesaplama- SabeeApp
Temizlik. Bakım. Personel. Misafir Hizmetleri. Altyapı… Otel işletme maliyetlerinin listesi uzayıp gidebilir. Tesisinizi işletirken yapılan tüm masrafları takip etmek çoğu zaman zor olabilir. Tüm bunlarla tek tek uğraşmak ve aynı zamanda bu harcamaları karşılamaya yetecek kadar gelir elde ettiğinizden emin olmaya çalışmak stresli, hatta zaman zaman bunaltıcı olabilir.
Otel işletme maliyetleri nedir?
Otel işletme maliyetleri, bir otelin olanaklarının ve hizmetlerinin günlük işleyişinde ortaya çıkan masrafları ifade eder. Bu operasyonel maliyetlerin verimli bir şekilde izlenmesi ve yönetilmesi, bir otel işletmesinin finansal sürdürülebilirliği ve kârlılığı için çok önemlidir.
Tesisinizin işletme giderlerini yönetmek sancılı bir süreç olsa da size iyi bir haberimiz var: artık böyle olmak zorunda değil. İşletme maliyetlerini yönetmeyi daha kolay bir görev haline getirmek için kullanabileceğiniz bir dizi strateji ve araç vardır. Biraz çaba ve belki biraz da yardımla, işletme maliyetlerinizi yönetmeyi çok daha kolay bir iş haline getirebilirsiniz. Bunu yaparken stresinizi azaltacak ve otelinizi olabilecek en iyi hale getirmeye odaklanmak için kendinize daha fazla zaman ayırabileceksiniz.
İşte size tesisinizin işletme maliyetlerini nasıl daha iyi takip edip yönetebileceğinize dair birkaç öneri:
Otel işletme maliyetlerine hâkim olun: daha dikkatli ve daha verimli yönetin
Giderlerim Nelerdir? Bir Otelin İşletme Maliyetlerinin Dökümü
Otel işletme giderlerini daha iyi yönetmeye yönelik araçları derinlemesine incelemeden önce, burada tam olarak neden bahsettiğimize bir göz atmakta fayda var. Öncelikle, genel olarak giderleri iki kategoriye ayırabileceğimizi belirtmeliyiz: değişken maliyetler ve sabit maliyetler.
Değişken Maliyetler
Değişken Maliyetler, terimden de anlaşılacağı üzere, doluluk gibi faktörlere bağlı olarak değişen giderlerdir. Başka bir deyişle, bunlar oda başına veya misafir başına oluşan maliyetlerdir. Tesisinizin doluluk oranı arttıkça artar ve tesisinizde daha az kişi kaldığında düşer.
Değişken Maliyetler pek çok şekilde ortaya çıkabilir. İşte birkaç örnek:
- Altyapı (su, gaz, elektrik-ısıtma, klima vb.)
- OTA'lar gibi üçüncü taraf sitelerden gelen komisyon maliyetleri
- Çamaşırhane ve nevresim temizliği
- Saatlik ücretlendirme
- Yiyecek ve içecek masrafları-oda servisi vb.
- Kat hizmetleri sarf malzemeleri
Bir otelde değişken maliyetleri yönetmek, özellikle de doluluk oranındaki dalgalanmalar sırasında zor olabilir. Buna bağlı olarak, bütçeleme yapmak da zor olabilir. Bu durumda, verileri analiz etmenize ve eğilimleri bulmanıza yardımcı olabilecek bir izleme sistemi, eksiklikleri ve fazlalıkları tespit etmek için çok faydalı olabilir. Verilerinizi ve yönetim faaliyetlerinizi bir merkezde toplamak üzere tasarlanmış bir Tesis Yönetim Sistemi (PMS), eğilimleri tespit etmenize ve daha iyi bir bütçe oluşturmanıza yardımcı olabilir. Ancak, bir PMS değişken maliyetleri tahmin etmek ve bütçe oluşturmak için özel stratejiler sağlamaz. Sağlam bir tahmin modeli uygulamak ve geçmiş verileri kullanmak, bu endişeyi gidermek için kullanılabilecek bir çözüm olabilir.
Sabit Maliyetler
Buna karşılık, sabit maliyetler, hemen hemen sabittir. Bunlar, artma veya azalma eğilimi göstermeyen istikrarlı, sabit harcamalardır. Tanım gereği, yıl boyunca aşağı yukarı aynı kalırlar. Ortalama otel işletme maliyetlerinizi hesaplamaya çalışırken, sabit maliyetlerin sabit kalacağına güvenebilirsiniz. Emlak vergileri ve diğer düzenli ücretlere ek olarak en büyük sabit maliyetiniz yıl boyunca çalışanlarınızdır. Bunlar, düşük veya yüksek doluluk oranlarından bağımsız olarak otelinizde istihdam edilen personeldir. Buna ek olarak, diğer sabit maliyet örnekleri şunlardır:
- Çalışan sağlık giderleri
- İnternet, televizyon, telefon ve diğer sabit, aylık faturalar
- Tesis Yönetim Yazılımının (PMS) maliyeti
- Güvenlik veya çevre düzenlemesi gibi harici, sözleşmeli hizmetlerin maliyeti
Maliyetleri düşürmek ve yüksek misafir memnuniyetini korumak arasında bir denge kurmak dikkatli bir değerlendirme gerektirir. Oteller, misafir deneyiminden ödün vermeden maliyeti düşüren önlemleri almaya odaklanmalıdır. Örneğin, enerji tasarruflu teknolojilerin uygulanması, personel planlamasının optimize edilmesi ve tedarikçilerle daha iyi anlaşmalar yapılması, hizmet kalitesinden ödün vermeden değişken maliyetleri azaltmanın yollarıdır. Düzenli olarak misafirlerden geri bildirim talep etmek ve online değerlendirmeleri izlemek de otellerin maliyet düşürme yöntemlerinin misafir memnuniyeti üzerindeki etkisini ölçerek bilinçli ayarlamalar yapmalarına yardımcı olabilir.
Yetenekli, Sadık, Mutlu Çalışanlardan Oluşan Bir Ekibi Çapraz Eğitime Tabi Tutun
Daha önce de belirttiğimiz gibi, sabit otel işletme maliyetlerinin önemli bir kaynağı daimî personelinizdir. Bunlar yıl boyunca sizin için çalışan kişilerdir. Verimliliklerini artırmak ve israfı önlemek için, onları birden fazla görevi yerine getirmeleri için eğitmek kötü bir fikir değildir. Örneğin, bir kat görevlisinin aynı zamanda oda servisi yapmaması veya bir temizlikçinin çamaşır yıkama işine yardımcı olmaması için hiçbir neden yoktur.
Genel giderlerinizi azaltmanın yanı sıra, bu tür çapraz eğitimler çalışanlarınıza da fayda sağlar. Onları konaklama sektörünün çeşitli yönleriyle tanıştırır. Dahası, eğer iyi bir yönetim varsa, çalışanlar tesisinizin işleyişinde bir payları olduğunu hissedebilirler. Bunun karşılığında da ellerinden gelen en iyi misafir deneyimini sunmak için daha fazla motive olacaklardır.
Takipte Olun: Otel İşletme Giderlerinin Listesini Yapın
Bunu söylemeye gerek olmasa da eğer aktif olarak takip etmiyorsanız, giderlerin ne olduğunu bilmek size pek yardımcı olmayacaktır. Bu nedenle, tam olarak ne kadar harcadığınızı ve nereye harcadığınızı bildiğinizden emin olmak için hem sabit hem de değişken maliyetleri her zaman dikkatli bir şekilde takip etmeniz önemlidir. Bu tür bir defter tutma işlemini manuel olarak yapmak zor olsa da SabeeApp gibi bu süreci sizin için kolaylaştırabilecek çok sayıda mülk yönetim yazılımı olduğunu bilmelisiniz.
Toplam harcamalarınızı takip etmenin yanı sıra, otelinizin nasıl bir performans gösterdiğini anlamanıza yardımcı olabilecek ek ölçümlere de dikkat etmeniz faydalı olacaktır. Örneğin, oda başına düşen giderleri takip etmek, tesisinizi yönetmenize yardımcı olmak açısından son derece avantajlı olabilir. Her bir odayı düzenli ve bakımlı tutmanın ne kadara mal olduğunu öğrendiğinizde, para kaybetmek yerine gerçekten para kazanmanızı sağlayacak fiyatlar belirleyebilirsiniz.
Bunun formülü CPOR (Cost per Occupied Room) veya Dolu Oda Başına Maliyet olarak bilinir. CPOR size işletme maliyetlerinizin işlevsel bir dökümünü sunabilir. CPOR'unuzu takip etmek ve düşük tutmak için çalışmalar yapmanız, tesisinizin büyümesine ve daha kârlı hale gelmesine yardımcı olabilir.
Enerji Maliyetlerine Dikkat Edin!
Giderlerinizi dikkatli bir şekilde takip etmenin ve eksikleri ve gereksizleri tespit edip ortadan kaldırmak için bir mülk yönetim sisteminden yararlanmanın yanı sıra, enerji faturalarına da göz önünde bulundurmak önemlidir. Bir otelin işletme giderleri dökümünde, harcamaların ne kadar büyük bir kısmının gaz ve elektrik için yapılan ödemelerden oluştuğunu görmek pek çok kişiyi şaşırtacaktır.
Ancak daha da önemlisi, bu alan, dikkat ederek ve proaktif davranarak fazla harcamaları önemli ölçüde azaltabileceğiniz bir alandır. Bu süreçte, genel otel işletme maliyetlerinizin belirgin ölçüde düşebildiğini göreceksiniz.
Her şeyden önce, tesisinizin enerji tasarrufu sağlayan en yeni araç ve teknolojilerden yararlandığından emin olmalısınız. Örneğin, eski akkor ampulleri yüksek verimli LED ışıklarla değiştirmek aylık elektrik faturanızı önemli ölçüde azaltacaktır. Aynı şekilde, tesisinizin ışıklarına zamanlayıcılar veya sensörler takmak da size oldukça tasarruf sağlayacaktır- insanlar ışıkları kapatmayı unuturken, artık kendiliğinden kapanacaklardır.
Ayrıca enerji tüketimini azaltmaya yönelik gerçekçi hedefler belirlemek için ilgili kılavuzları inceleyebilir veya enerji yönetimi uzmanlarına danışabilirsiniz. Net ölçütler belirlemek, performansı değerlendirmenize ve enerjiyle ilgili işletme maliyetlerini optimize etmek için mantıklı hedefler belirlemenize yardımcı olabilir.
Ek stratejiler arasında güneş panelleri kurmak (mümkünse) ve tasarruflu, iyi yalıtılmış pencereler takmak yer alır. Ancak ilk adım sadece dikkat etmek ve neyi çalıştırdığınızın, ne zaman çalıştırdığınızın ve bunun size ne kadara mal olduğunun farkında olmaktır.