Self Check-In’in Otel İşletmenizde Önemine Dair Nedenler
Otellerde check-in sırasında yaşanan gecikmeler, gecikme 5 dakika kadar 'az' olsa bile misafir memnuniyetini %50 oranında azaltabiliyor. Bu hem misafirler hem de oteller için kabul edilebilir bir durum değil, ancak neyse ki self check-in bu sorunu çözmeye hazırlanıyor. Otelcilik sektörü artık bu tür sorunları çözen bir dizi yenilik getirdi ve bunlardan biri de self check-in. İster bir uygulama aracılığıyla ister otel girişindeki bir kiosktan yapılsın, tesisinize self check-in özelliğini getirmek check-in sürecini ve genel misafir deneyimini büyük ölçüde iyileştirebilir.
Otelde self check-in nedir?
Eski günlerde, yani beş ya da daha fazla yıl önce, çoğu gezgin otellerine vardıklarında resepsiyon masasında uzun süre beklemek gibi bir hayal kırıklığı yaşardı. İsim ve adresin girilmesi, kimliklerin kontrol edilmesi, ödeme yöntemlerinin kaydedilmesi, ayrıca yiyeceklerle ilgili kişisel tercihlerin veya alerjilerin sisteme özenle girilmesi gerekiyordu. Ve siz ve resepsiyon görevlisi işlemlerinizi yaparken bile, büyük ihtimalle başka bir misafir tarafından sözünüz kesilirdi. Bu da ister iş ister tatil amaçlı olsun, hiç kimsenin konaklamasına başlarken yaşamak isteyeceği bir durum değildir.
Modern teknoloji hayatımıza girmeye başladığında, insanların hoşuna giden şeylerden biri de beklemek zorunda olmamanın getirdiği kolaylıktı. Mal ve hizmetleri online olarak kolayca sipariş edebiliyor ve bize teslim edilmesini sağlayabiliyorduk. Bir şeyler için kuyruğa girmek daha az cazip hale geldi ve pandemi bunu daha da yaygınlaştırdı- formlar doldurulurken veya süreçler tamamlanırken beklemeyi sevmiyoruz. Her şeyi hemen şimdi istiyoruz, çünkü teknolojinin istediğimiz zaman bize bunu sağlayacak şekilde var olduğunu biliyoruz.
Ancak seyahat ve konaklama alanında, hala ayakta durmanın ve beklemenin geçerli olduğu önemli sayıda kilit nokta var. Bunlar arasında havaalanında bir çanta teslim etmek, güvenlikten geçmek ve- bir taksi bekledikten sonra- otele varmak sayılabilir. Ancak resepsiyon kuyruğunda ileride başka misafirlerin olduğunu ve tam da sıcak bir karşılama beklenmesi gereken noktada başka bir bekleyişin başladığını fark etmek de cabası. Bu böyle olmak zorunda değil:
Self check-in, adından da anlaşılacağı üzere sürecin kontrolünün misafirde olduğu, dolayısıyla bekleme sürelerini ortadan kaldıran ve check-in işlemini hızlı ve basit hale getiren, modern konaklama sektörünün giderek daha önemli hale gelen bir özelliğidir. Akıllı telefonların kullanımındaki istikrarlı artışla birlikte artık otelcilik sektörünün de check-in de dahil olmak üzere mümkün olduğunca çok şeyi telefonlarından yönetmek isteyen misafirlerin taleplerine uyum sağlaması gerekiyor.
Self check-in, bekleme sürelerini azaltarak ve varış sürecini kolaylaştırarak misafir deneyimini önemli ölçüde iyileştirir. Misafirler gerekli tüm ayrıntıları önceden sağlayarak online check-in yapabiliyor, böylece varışta sıkıcı evrak işlerine gerek kalmıyor. Bu verimlilik, misafirlerin odalarına daha hızlı ulaşmalarını sağlayarak memnuniyetlerini ve tesisin hizmet kalitesine ilişkin algılarını artırıyor.
Otel misafirlerinin aradığı işte bu!
Gereksiz teması en aza indirme fikri, Skift'in raporuna göre, yapılan bir ankette, misafirlerin %73'ü (5.000 katılımcının) temassız check-in gibi düşük temaslı hizmetler sunan otellerde rezervasyon yaptırma olasılıklarının daha yüksek olduğunu belirtmiştir. 2020 yılında 7.000 gezginle yapılan bir anket, misafirlerin %80'inin check-in (ve check-out) yapmak için bir uygulama kullanmayı tercih ettiğini ortaya koymuştur. Aynı yıl ABD'de yapılan bir başka anket, misafirlerin %90'ının temassız çözümleri tercih ettiğini göstermiştir ki bu eğilim o zamandan beri artmaya devam etmektedir.
Bunun bir sonucu olarak, bir Openkey anketinde, check-in sırasında 5 dakika kadar az bir bekleme olması halinde misafir memnuniyeti puanlarının %50 düştüğü tespit edilmiştir. Bu konuda gerçekçi olalım, resepsiyonda en yoğun zamanda büyük bir kuyruk oluşursa, 5 dakika bunun en hafifi olacaktır.
Dolayısıyla, kuyruksuz, temassız check-in için talep mevcuttur ve hem misafirler hem de oteller için faydaları ortadadır: Çok daha verimli, daha hızlı, herkes için daha tatmin edici ve daha fazla kişiselleştirmeye olanak tanıyan sorunsuz akan bir süreç...
Self check-in sistemlerinin uygulanması tesislere sayısız fayda sağlamaktadır. İlk olarak, ön bürodaki iş yükünü azaltarak operasyonel verimliliği artırır ve personelin idari görevler yerine kişiselleştirilmiş hizmet sunmaya odaklanmasını sağlar. İkinci olarak, tesislerin kolaylık ve teknolojiye öncelik veren gezginlerin tercihlerini karşılamasını sağlar. Ayrıca, self check-in sistemleri süreçleri düzene sokarak ve yoğun check-in zamanlarında personel ihtiyacını azaltarak uzun vadede maliyet tasarrufu da sağlayabilir.
Otel self check-in ile emniyet ve güvenlik
Şimdi, "Tamam ama insanlar elektronik olarak check-in yapmış olsalar bile oda anahtarlarını almak için resepsiyonda sıraya girmek zorunda kalacaklar, dolayısıyla gerçek bir zaman tasarrufu söz konusu değil" diyebilirsiniz.
Giderek daha popüler hale gelen akıllı kilit entegrasyonları sayesinde oda erişimi de mevcutsa bu doğru değildir. Aslında, misafiri otele yerleştirmek ve odasına daha hızlı ve daha verimli bir şekilde ulaştırmak için gereken her şey, sorunsuz bir misafir deneyimi ve misafir yolculuğu sağlamak için Otel Yönetim Sistemine bağlı akıllı teknoloji kullanılarak gerçekleştirilebilir. Temassız check-in olarak da bilinen elektronik check-in'in bir diğer avantajı da pandemi sonrası dönemde personel ve misafirlerin belgeler, kredi kartları ve benzeri işlemlerle uğraşırken uzun süre yüz yüze kalmamalarıdır. Yorgun bir yolcu bütün gün binlerce başka yolcuyla birlikte olabilir ya da bir uçuşta kapalı kalmış olabilir, bu nedenle otel personelini gereksiz hastalık riskine maruz bırakmamak büyük bir artı olacaktır.
Self check-in, özellikle Covid-19 salgını bağlamında güvenlik ve hijyenin teşvik edilmesinde çok önemli bir rol üstlenmiştir. Self check-in, giriş işlemleri sırasında misafirler ve personel arasındaki fiziksel teması en aza indirerek virüs bulaşma riskini azaltmıştır. Misafirler check-in işlemlerini dijital ortamda tamamlayarak fiziksel belgelerle uğraşmak veya personelle yakın etkileşim kurmak zorunda kalmazlar. Bu sadece misafirlerin sağlığını ve refahını korumakla kalmaz, aynı zamanda otel personelinin bulaşıcı hastalıklara maruz kalma potansiyelini de azaltarak konaklama deneyimine dahil olan herkes için daha güvenli bir ortam yaratır.
Tesisinizdeki misafir yolculuğunu optimize etme hakkında daha fazla bilgi edinmek isterseniz, her adıma ayrıntılı bir bakış sağlayan e-kitabımıza göz atın.
Self check-in uygulamasını devreye sokmak için geçerli nedenler
1. Genel otel check-in süreçlerini iyileştirir
Misafirler, bir tanıtım e-postası ile yönlendirildikten sonra ön kayıt yaptırabilirler. Evlerinin rahatlığında ya da uçuş beklerken boş zamanlarında tüm bilgilerini doldururlar. Ve sonra, otel lobisinde göründüklerinde, her şey hazırdır- sabırla isim ve adresleri hecelemek gibi sıkıcı bir işe gerek yoktur, çünkü gerekli tüm bilgiler zaten Otel Yönetim Sistemine girilmiştir.
2. Misafirlere istediklerini verir
Misafirler hız ve verimlilik ister. Mümkün olan en kısa sürede ve en az zahmetle odalarına ulaşmak isterler. Bu arada, ön büro personelinin güler yüzlü karşılamasını, iletişimini ve etkileşimini takdir ederler.
3. Ön büro süreçlerini kolaylaştırır
Personel ekrana bakmakla ve bilgisayara ayrıntıları girmekle meşgul olmadığında iletişim çok daha kolay gerçekleşir- çünkü bilgiler zaten oradadır ve misafir tarafından doğru bir şekilde girilmiştir.
4. Personelin daha fazla satış ve kişiselleştirme fırsatı bulmasını sağlar
Misafirler ve personel sadece kayıt işlemlerini yapmak yerine gerçekten sohbet ettiklerinde, ilgi alanları ve beklentiler hakkında çok daha fazla bilgi edinme fırsatı doğar. Bu da personele önerilerde bulunma ve hizmet satma fırsatı sağlar. İş sadece formaliteden ibaret olmaktan çıkıp gerçekten kişisel bir hal alır.
5. Yerel gereklilikleri yerine getirmek daha kolay
Bazı ülkelerde (Türkiye ve Macaristan gibi) otelciler misafirlerinin verilerini yetkililere iletmek zorundadır ve self-check-in'in kolaylaştırılmış doğası, zor durumdaki personelin omuzlarından bir yük daha alarak buna büyük ölçüde yardımcı olmaktadır.
Smart Solutions- ihtiyacınız olan nihai otel uygulamaları
Modern otelciler için hepsi bir arada, yenilikçi Otel Yönetim Sistemi ile SabeeApp’in temassız çözüm örneğine bir göz atalım. Modern otel uygulamalarından oluşan SabeeApp Smart Solutions paketi, misafirlerin üç farklı yaklaşımla kendi kendilerine check-in yapmalarını sağlar:
- İşlem yapmak için dizüstü veya masaüstü bilgisayarlarını kullanmakta en rahat olan kişiler için web tabanlı bir platform bulunmaktadır.
Bir de özellikle genç misafirler ve yükselen dijital göçebeler arasında yaygın olan bir çözüm bulunuyor:
- Her şeyin akıllı telefonla gerçekleştirildiği GuestAdvisor uygulaması.
- Üçüncü yöntem ise otel lobilerine yerleştirilebilen ve misafirlerin gidecekleri yere vardıklarında resepsiyonda kuyruğa girmelerine gerek kalmadan check-in işlemlerini gerçekleştirebilmelerini sağlayan kiosk hizmetidir.
Her platform verimli, kapsamlı ve SabeeApp'in Smart Solutions paketi içindeki Otel Yönetim Sistemine bağlanarak tüm verilerin otomatik olarak depolanmasını sağlıyor.
GuestAdvisor sadece self check-in'i mümkün kılmakla kalmıyor, günümüz misafirlerinin önem verdiği tüm kişiselleştirmeler de mevcut. Örneğin, etkinlikler, en iyi restoranlar veya alışveriş deneyimleri hakkında bildirimler gönderebilen sanal konsiyerj hizmetleri. Bu aynı zamanda misafirlere wifi şifreleri, şefin spesiyalleri ya da spa ve güzellik bakımları gibi hizmetler hakkında bilgi vermenin de bir yolu. Misafirlerin ilgi alanları ve tercihleri misafirin tercihine göre saklandığından, daha sonra genel eğilimleri analiz etmek ve misafirlerin gelecekteki ihtiyaçlarını karşılamak için kullanılabilir.
Misafirlerinizin kim olduklarını ve nelerden hoşlandıklarını bilmeniz, misafir deneyiminin güçlü bir parçasıdır. GuestAdvisor uygulaması, doğum günleri veya yıldönümleri gibi ayrıntıları hem gelecekteki pazarlama hem de misafirlerin önemli bir tarih için yeniden rezervasyon yaptırmaları halinde bir kart veya karşılama hediyesinin kişiselleştirilmesi için kaydetmeyi bile mümkün kılıyor.
Bir oteldeki kolay ve temassız bağlantı noktaları
Hiç kimse otel giriş işlemlerinin sinir bozucu ve stresli olması gerektiğini söylemedi... Ancak yakın geçmişte hem misafirler hem de resepsiyon görevlileri için durum genellikle böyleydi.
Bir konaklamanın ilk ve kalıcı izlenimi genellikle varışta ilk iletişim kurulan noktanın ne kadar hoş olduğuna bağlıdır. Bu ne kadar sorunsuz olabilirse o kadar iyidir.
Neyse ki artık sorunsuz check-in hayalini gerçeğe dönüştürecek bir teknoloji mevcut. Ve bu teknolojiyi tesislere göre özelleştirmek de oldukça zahmetsiz. Bu herkese uyan tek bir çözüm değil ve her zaman işletmenin özel ihtiyaçlarına göre uyarlanıyor.
Bununla birlikte, otellerde self check-in yapmanın dezavantajlarına dikkat çekmek de adil olacaktır...
Bazı misafirler lobide kiosk kullanmayı biraz göz korkutucu bulabilir bu nedenle yine de ön büro personelinin yardımına ihtiyaç duyabilirler (ancak bu da dostça bir rehberlik için bir fırsattır).
Bazı misafirler telefonlarına veya dizüstü bilgisayarlarına bilgilerini yazarken hata yapabilirler (bu durum zaman zaman resepsiyon personeli için de geçerlidir).
Bu küçük dezavantajlar, otomatik check-in işleminin büyük avantajlarından daha mı ağır basıyor? Hayır, Airbnb'nin süreci desteklemesinin de gösterdiği gibi kesinlikle değil.
Self-Check-in’in Avantajları
Zamandan tasarruf edin, enerjiden tasarruf edin, maliyetten tasarruf edin ve misafirlerin en büyük sıkıntı noktası olan check-in sırasında işlerini kolaylaştırarak tesisinizi sevmelerini kolaylaştırın. Bunu sağlayacak kusursuz teknoloji şu anda mevcut ve verimli, modern Otel Yönetim Sistemleri ile tamamen entegre halde. Temassız self check-in, yenilik yapmak ve misafir deneyimini geliştirmek isteyen her modern otelci için bir öncelik olmalıdır.
Misafirlerin varıştan önce bile check-in işlemlerini kendi başlarına tamamlamalarına olanak tanıyan modern otel uygulamalarının faydalarını ilk elden deneyimlemek istiyorsanız, SabeeApp ile ücretsiz demo kaydı yaptırın ve Smart Solutions'ı deneyin!