Otelcilik Sektöründe PMS'nin Önemi

Değişim dünyada süreklidir ve konaklama sektöründe de son yıllarda çok önemli değişimler yaşanmıştır. Misafirlerin otellerini nasıl aradıkları, beklenti ve talepleri de değişti. Bununla birlikte, konaklama sektörünün değişime ayak uydurma biçimi de manzarayı değiştirdi. Hepsinden önemlisi, değişim, merkezinde Otel Yönetim Sistemlerinin (Property Management System- PMS) yer aldığı teknolojilerin giderek daha fazla benimsenmesiyle gerçekleşti. Otel yönetim sistemleri, otellerin operasyonlarını verimli ve etkili bir şekilde yönetmelerine yardımcı olmak için benzeri görülmemiş bir kapsamda hizmet veren yazılım paketleridir.

1970'lerin ortalarından itibaren, birkaç işi insanların başarabileceğinden daha hızlı yapan büyük, donanım tabanlı sistemler ortaya çıkmaya başladı. Fiziksel boyutları ve maliyetleri nedeniyle, bu ilk sistemler çoğunlukla büyük otel zincirleri tarafından kullanıldı.

Buna karşılık, Otel Yönetim Sistemleri artık her büyüklükteki tesisin sorunsuz bir şekilde işletilmesiyle ilgili hemen hemen her görev ve süreç için merkezi bir sistem olarak işlev görmektedir. Şimdi, bir tesiste Otel Yönetim Sisteminin ne anlama geldiğine ve PMS konseptinin genel olarak konaklama sektörü için önemine göz atalım.

Misafir deneyiminin iyileştirilmesi

Eskiden manuel rezervasyonlar, kayıt defteri tutma, misafirlerle telefon ve faks yoluyla iletişim, odalara fiziksel anahtarlarla erişim (belirli zamanlarda) vardı ve neredeyse hiç iş analizi imkânı yoktu.

Otellerde yönetim sistemlerinin kullanılması, tesis operasyonlarını otomatik hale getirip kolaylaştırarak iletişimi geliştirir, hataları azaltır ve performansa ilişkin gerçek zamanlı içgörüler sağlar. Rezervasyonlar, check-in ve check-out, faturalandırma, kat hizmetleri ve raporlama daha iyi duruma gelir. Daha da önemlisi, misafir deneyiminin tüm iletişim noktaları da iyileştirilerek daha memnun, tekrar rezervasyon yaptırma olasılığı daha yüksek ve otel hakkında bilgi paylaşan misafirler elde edilir.

Güvenilirlik için bulut teknolojisi

Otel Yönetim Sistemleri ilk geliştirildiklerinde- esas olarak rezervasyon ve ödemeleri idare etmek için, 'donanım tabanlı' idiler, sıkışık bir arka ofiste yer kaplıyorlardı ve sık sık uzman bir mühendisin ziyaretine ihtiyaç duyuyorlardı. Yazılım genellikle farklı tedarikçilerden geliyor ve sisteme erişen farklı programlar arasında çakışmalar ortaya çıkıyordu. Bu donanım yaklaşımı, bir yazılımın yeni bir sürümünü yayınlandığında ya da bir hatayı düzeltmek için sadece bir 'yama' çıkarıldığında bile, bir mühendisin gelip donanım üzerinde çalışması gerektiği anlamına geliyordu. Peki bu, talebin en yoğun olduğu bir zamanda sistemin kapatılmasıyla sonuçlansaydı? Pekâlâ, işler böyle yürüyordu.

Bulut bilişim teknolojisi bu rahatsız edici senaryoyu tamamen değiştirdi. Artık tüm yazılımlar uzak sunucularda bulunuyor, otelin kendi bilgisayarlarından veya diğer mobil cihazlardan 'bulut' aracılığıyla anında ve sürekli olarak erişilebiliyor. Tüm bakım ve hata ayıklama işlemleri tesis dışında gerçekleştiğinden ve sistemin performansı ve güvenliği sürekli olarak izlendiğinden, mühendis ziyaretleri artık geçmişte kaldı diyebiliriz. Bununla birlikte, tesislerde Otel Yönetim Sistemleri için bulut kullanmanın asıl güzelliği, yazılım ve uygulamaların herhangi bir zamanda yükseltilebilmesidir. Bir PMS paketinin parçası olarak, en son yazılım yinelemeleri otomatik olarak kullanıcılara sunulur, böylece bir otel her zaman mümkün olan en iyi, en sağlam ve en son teknolojiye sahip sistemi çalıştırır. Modern bir PMS kurulup çalışmaya başladıktan sonra, bakım ve güncelleme işlemleri otel yönetimi açısından ''kaydet ve unut'' anlamına gelir. Bu da otellerin PMS'lerinin gücünü gerçekten kullanabilmesi demektir.

Tesisiniz için PMS'in faydaları

Bir PMS misafirlerinizi gülümseyerek karşılamaz veya bireysel ihtiyaçlarıyla ilgilenmez, ancak personelinizi misafirler tarafından çok önemli ve değerli olan samimi iletişimi sağlamak için daha özgür bırakacaktır. Kişiselleştirme, tüm otel sınıflarında misafirler tarafından sürekli olarak yüksek puan almaktadır. Personel, PMS' in çok daha verimli bir şekilde başarabileceği, tekrarlayan ve zaman alan görevlerin yükünden kurtulur:

• Arama ve Rezervasyon, bir PMS aracılığıyla büyük ölçüde desteklenmektedir. Birçok misafir, kendi seçtikleri bir zamanda otel araması yapabilmeyi bekler. Genellikle online seyahat acenteleri aracılığıyla veya arama motorlarını kullanarak ihtiyaçlarına uygun bir otel bulmaya çalışırlar. Bir PMS, bir sohbet robotu uygulaması yüklüyse, Sıkça Sorulan Sorulara yanıt vermek ve gerçek rezervasyonları almak için 7/24 kullanılabilir. Rezervasyonun tüm detayları misafir tarafından girilir, böylece isim, adres, gereksinimler, özel istekler, tarihler ve ödeme verilerinin tümü doğru olur.
• Departmanlar arası iletişim, sorunsuz işleyen bir PMS sayesinde büyük ölçüde gelişir. Ön büro, yiyecek içecek, temizlik, muhasebe ve bakım departmanlarının hepsi aynı sisteme bağlanır ve böylece örtüşen işlevlerinde daha uyumlu ve verimli olurlar. Bu aynı zamanda misafir deneyimini geliştiren bir esnekliği de destekler- örneğin temizlik veya bakım programları oda müsaitliğine göre planlanabilir.
• Otel Yönetim Sistemleri (PMS) genellikle mevcut seçenek yelpazesini genişletmek için yerleşik entegrasyonlar içerir. Bu entegrasyonlar Booking.com veya Agoda gibi çeşitli rezervasyon kanalları arasında sorunsuz senkronizasyonu kolaylaştırır, doğrudan rezervasyon özelliklerini geliştirir, ödeme yönetimini kolaylaştırır ve idari ayrıntıları PMS içinde merkezi hale getirir.
• Oda girişi, check-in ve check-out süreçleri bir PMS ile kolaylaştırılır. Temassız çözümlere yönelik taleplere yanıt veren oteller, resepsiyon kioskları gibi olanaklardan faydalanarak hızlı check-in işlemleri için PMS’ten yararlanıyor. Ek entegrasyonlarla oda girişleri daha da optimize edilebilir; böylece misafirler fiziksel anahtarlar yerine akıllı cihazları aracılığıyla odalarına anında erişebilirler.
• Gerçek zamanlı veri analizleri, otellerinin verimliliğini ve kârlılığını artırmak isteyen yöneticilere büyük bir destek sağlar ve veriler PMS aracılığıyla ayrıntılı olarak sunulur. Misafirler ne harcadı ve ne için harcadı? Trendler nelerdir, otel doluluğunun en yüksek ve en düşük noktaları nelerdir (ve bunlar nasıl kullanılabilir ve pazarlanabilir?) Uygulanan gelir yönetimi, veri analizi ve operasyon araştırmasının faydalarını strateji, misafir davranışı anlayışı ve pazar trendleri ile birleştirir. Gelir yönetimi, analitik ayrıntıların stratejik yönetime uygulanmasını sağlar. Bir zamanlar saatler, hatta günler süren kafa karıştırıcı '' rakamlar '' araştırması artık veri zengini bir Otel Tesis Yönetim Sistemi aracılığıyla dakikalar içinde yapılabilmektedir.
• Misafirlerin harcamalarına ve faturalandırmalarına ilişkin bilgilere ve rakamlara erişmek, bireysel durumlarda nispeten basit olabilir (ancak o zaman bile tüm maliyetlerin doğru bir şekilde izlenmesi gereklidir). Ancak bir grup rezervasyonu söz konusu olduğunda ister aynı ailenin üyeleri ister bir otobüs dolusu turist olsun, PMS' in tüm farklı tarafları izleyebilmesi ve doğru bir şekilde faturalandırabilmesi gerekir. PMS, basit ve kullanıcı dostu bir folyo, ödeme ve faturalama sistemine sahip olmalıdır; böylece bireysel ve grup rezervasyonlarında farklı öğeleri işlemek ve fatura oluşturmak otomatik ve kolay hale gelir.

Bir otel PMS' inde olması gereken özellikler

Bunlar, modern bir bulut tabanlı PMS' e sahip olmanın başlıca faydalarından sadece bazılarıdır. Bu nedenle tesisinizin mevcut PMS'inin gerçekten güncellemesi gerektiğini düşünüyorsanız veya bu alanı ilk kez araştırıyorsanız, işte aramanız gereken özelliklerden bazıları:

• Gerçek zamanlı oda müsaitliği, anında rezervasyon, otomatik onay ve düzenli güncellemeler ile Rezervasyon Yönetimi.
• Minimum evrak işi ile (veya hiç evrak işi olmadan) süreçleri kolaylaştıran ve personelin misafirlerle daha fazla ilgilenmesini sağlayan verimli check-in ve check-out.
• Faturaları doğru bir şekilde oluşturan ve yöneten, oteldeki tüm ek harcamaların kaydını eksiksiz bir şekilde tutan otomatik faturalandırma.
• Misafir tercihlerine ve müsaitlik durumuna göre oda atayan oda yönetimi.
• Kat hizmetleri, bakım programları ve diğer misafir hizmetlerini koordine etmek için departmanlar arası entegrasyon.
• Oda fiyatlarını talebe göre ayarlayabilme imkânı veren dinamik fiyatlandırma. Büyük zincirler ve OTA'lar bunu yapmaktadır ve artık bu gelişmiş araç kullanılarak bir otelin kârlılığı artırılabilir.
• Tüm operasyonel alanlardaki performans raporları, doluluk oranları, gelir ve diğer performans göstergeleri hakkında veri madenciliğine dayalı içgörüler sağlar.
• Misafir profilleri ve tercihleri PMS'te depolanarak konaklama süresi içinde ve sonrasında misafirlerle iletişimin geliştirilmesini sağlar ve kişiselleştirme hissini büyük ölçüde artırır.
• Teknoloji entegrasyonu, PMS' in ödeme ağ geçitleri ve OTA ekosistemi gibi diğer 'üçüncü taraf' araç ve sağlayıcılarla başarılı bir şekilde birlikte çalışmasını sağlamalıdır.
• Veri güvenliği elbette çok önemlidir ve her PMS, misafir bilgilerini güvende tutmak ve otelin kendi verilerini korumak açısından tamamen ''sızdırmaz'' olmalıdır. Sistem ayrıca tüm veri koruma yasalarına ve diğer yerel düzenlemelere (örneğin misafirlerin pasaport bilgilerinin kaydedilmesi gibi) uygun olmalıdır.

SabeeApp tüm PMS ihtiyaçlarını karşılıyor

Oteller için sorunsuz işleyen bir Otel Yönetim Sisteminin özelliklerini ve faydalarını tanımladık ve tam olarak bunu sağlıyoruz, bu yüzden ne dediğimizi biliyoruz. SabeeApp olarak, on yılı aşkın bir süredir, özellikle konaklama endüstrisine uyarlanmış PMS'imizle dünya çapında her büyüklükteki tesise yardımcı oluyoruz. SabeeApp bulut tabanlıdır ve bu yazıda daha önce bahsettiğimiz tüm avantajları sağlar: Yazılımda düzenli güncellemelerle birlikte sorunsuz uzaktan çalıştırma ve tanılama imkânı. Smart Solutions uygulama paketimiz süreçleri basitleştirir, otel personelinin işini kolaylaştırır ve misafir memnuniyetini artırır. Örneğin, Smart Solutions'da bulunan gelişmiş iletişim özelliklerini ve avantajlarını ele alalım:

• Misafir tarafından ilk ayrıntılar kaydedildikten sonra iletişimi sürdürmek çok önemli ve kolaydır. İlk olarak, rezervasyonun tüm ayrıntılarının açıkça belirtildiği otomatik bir onay e-postası gönderilir. Misafir herhangi bir hata yaptıysa, bu aşamada kendisi tarafından düzeltilebilir ve yeniden gönderilebilir. Onay e-postaları (ve aslında otelden gelen diğer tüm iletişimler) misafirin adıyla özelleştirilir ve otel logosunu veya diğer markaları taşıyabilir. Gönderilebilenler yalnızca e-postalar da değildir; misafirler WhatsApp veya Telegram gibi tercih ettikleri iletişim kanalını da seçebilirler.
• SabeeApp'in Guest Advisor 'ı şu anda Türkçe, İngilizce, Almanca, İspanyolca, Fransızca ve Macarca dillerinde mevcut olduğundan, çok dilli kullanılabilirlik misafirler ve tesis için büyük bir avantajdır. Guest Advisor ayrıca şunları sağlar:
• Check-in'den hemen sonra anında geri bildirim, misafirlerin ilk görüşlerini tesise gelişlerinden sonraki 30 dakika içinde talep etmesine ve almasına olanak tanır. Bu, herhangi bir sorun olması durumunda hızlı bir şekilde harekete geçilebileceği anlamına gelir.
• Misafirin mobil cihazına konaklama içi iletişim, özel teklifler, restoran yemekleri, üst satışlar ve daha fazlası hakkında mesajlaşmaya olanak tanır. Misafirler ayrıca otele mesaj göndererek check-in ve check-out saatleri gibi ayrıntıları değiştirebilir ve temizlik, bakım veya oda içi hizmetler talep edebilir.
• Konaklama sonrası iletişim, misafire kişiselleştirilmiş (ancak otomatik olarak oluşturulan) bir teşekkür notu ile başlayacaktır. Sonrasında SabeeApp'in PMS'i doğum günleri veya yıldönümleri gibi önemli tarihleri 'hatırlayacak' ve misafirlere uygun şekilde mesaj göndermenize yardımcı olacaktır.
• Havaalanı transferleri, spa randevuları veya oda servisi gibi ekstra hizmetler de tek bir tıklamayla kolayca talep edilebilir.

Smart Solutions uygulamalarının yanı sıra, bir PMS için gerekli olarak listelediğimiz tüm temel 'olmazsa olmazlar' ve daha fazlası SabeeApp’te mevcut.

• Rezervasyon detayları ve misafir bilgileri bir bakışta görülebilir. Böylece misafirler rezervasyon bilgilerini ve konaklama içi harcamalarını gözden geçirebilir ve takip edebilirler.
• OCR (Optical Character Recognition) teknolojisi ile kimlik taraması, misafirlerin konaklama öncesinde Optik Karakter Tanıma özelliğini kullanarak PMS'e belge girmelerine olanak tanır. Bu hem otele hem de misafirlere zaman kazandırır ve kayıt işlemlerinin hatasız olmasını sağlar.
• Misafirin akıllı telefonu aracılığıyla anahtarsız oda erişimi, odalara 'akıllı kilitler' yerleştiren otellerin sayısının artmasıyla oldukça mümkün. SabeeApp bu alanda çeşitli sağlayıcılarla ortaklık yapmaktadır.

Bunlar, kapsamlı SabeeApp PMS hizmetinin özelliklerinden ve avantajlarından sadece bazılarıdır. Bu yazıyı okuduktan sonra Otel Tesis Yönetim Sisteminiz ile istek ve beklentilerinizi içeren kontrol listenizi gözden geçirmenizi öneriyoruz. Ücretsiz, hiçbir yükümlülüğü olmayan demomuzda tüm ihtiyaçlarınızı karşılayabileceğimizden eminiz.
Lütfen bizimle iletişime geçin ve önemli ve kârlı bir değişimi benimsemeye hazır olun.