Ha szálláshelyet üzemeltetsz, valószínűleg már használsz valamilyen szállodai szoftvert mindennapi teendőid menedzseléséhez. A szoftverek azonban hajlamosak elavulni, és egy idő után ez azt eredményezi, hogy az adott rendszernek már több hátránya, mint előnye van a szállástulajdonos számára. Jelen cikkünkben arról szeretnénk bővebben írni, hogy mikor érdemes új szállodai PMS után nézni, valamint hogy mik azok a szempontok, amiket figyelembe kell venni a váltáskor.
Honnan tudod, hogy ideje PMS-t váltani?
- Túl sok időt töltesz a PMS és az OTA-k közötti manuális beállításokkal, szinkronizációval. Ez akkor fordulhat elő, ha a rendszer nem biztosít folyamatos és automatikus szinkronizációt az OTA partnerekkel.
- Rengeteg időt töltesz az adminisztrációs teendőkkel. Egy hatékony szállodai PMS fő célja, hogy jelentősen csökkentse a mindennapi repetitív feladatokat, hogy neked több időd maradjon a fontosabb dolgokra.
- A weboldalba integrálható Foglalómotor hiánya miatt elesel a közvetlen, jutalékmentes foglalásoktól.
- A szoftver nem felhő alapú. Ennek hiányában szálláshelyedet nem tudod rugalmasan bárhonnan és bármikor kezelni.
- A rendszer sokszor lelassul a nagy munkaterhelés miatt, általában akkor, amikor a legnagyobb szüksége lenne rá, például be- vagy kijelentkezési időszakokban.
- Nem kapsz megfelelő tréninget és/vagy support támogatást a szállodai szoftverszolgáltatótól.
Száz szónak is egy a vége: egy szálláshelykezelő szoftvernek a szállás érdekeit kell szolgálnia, és ideális esetben rengeteg folyamatban tud segítséget nyújtani a személyzet, valamint a tulajdonos számára. Amennyiben úgy döntesz, hogy lecseréled a jelenlegi szoftvered, pár dolgot mindenképp számításba kell venned, mielőtt kiválasztod az újat.
Szempontok, melyeket érdemes figyelembe venni, mielőtt lecseréled a PMS-ed:
Mennyibe fog kerülni a csere? Az új nem feltétlenül jelent nagyobb kiadást. Könnyen lehet, hogy egy modern felhő alapú PMS-sel hosszú távon nem csak időt, de pénzt is spórolsz, hiszen számos folyamatot tudsz automatizálni. Ezen kívül a felhő alapú szoftverek általában havi díjas konstrukcióban elérhetőek, ami azt jelenti, hogy nem kell hatalmas összeget befektetned az elején, ha pedig mégsem vagy elégedett, könnyedén lemondhatod az előfizetésed.
Mi a legalkalmasabb időpont a váltásra? Nem titok, hogy egy új szállodai szoftver beállítása igényel némi időt tőled és munkatársaidtól egyaránt. Ezalatt nem csak az onboarding tréningekre, hanem az utána lévő betanulási időre is gondolunk, így fontos, hogy olyan időszakban történjen a váltás, amikor éppen nem teltházzal üzemel a szálláshely.
Mennyire vagy otthon a szállodai szoftverek világában? Ne aggódj, nem probléma, ha nem vagy technológia zseni. A legtöbb felhőalapú rendszer rendkívül felhasználóbarát és könnyen megtanulható. Ráadásul a szoftver teljes technikai részét a szolgáltató tartja fenn és végzi el a szükséges frissítéseket. Neked mindössze a mindennapi működéssel kapcsolatos beállításokat és funkciókat kell ismerned.
Milyen integrációkkal rendelkezik az új szoftver? Ideális esetben egy szálláshelykezelő szoftver számos integrációval és partnerkapcsolattal - pl. könyvelő szoftver, éttermi POS, okos zár integráció - rendelkezik annak érdekében, hogy a szálláshely üzemeltetése a lehető leggördülékenyebb legyen. Természetesen egy PMS minél személyre szabottabb megoldásokkal rendelkezik, annál jobb, mivel így nincs szükség túl sok külsős integrációra.
Biztonságban lesznek az adataid? A helyes válasz erre a kérdésre mindig "igen"-nek kell lennie.
A fenti kérdések megválaszolásával körvonalazódhat, hogy milyen szállodai PMS-re van leginkább szükséged. Ennek ellenére a döntés közel sem olyan egyszerű, mint amilyennek tűnik, hiszen rengeteg lehetőség közül választhatsz, ha elkezded a böngészést. Így a legfontosabb kérdés továbbra is az, hogy miként lehetsz biztos abban, hogy a legjobb szoftvert választod ki szálláshelyed kezeléséhez?
Tudjuk, hogy sokszor nem könnyű megtenni az első lépést, a változásnak azonban nem feltétlenül kell problémásnak vagy bonyolultnak lennie. A következő fejezetben arra fogunk kitérni, hogy pontosan hogyan készülhetsz fel a zökkenőmentes váltásra.
Checklist az új szállodai PMS kiválasztásához
Az új szállodai PMS keresése közben sok kérdés merülhet fel a szoftver tulajdonságaival, szolgáltatásaival és előnyeivel kapcsolatban. De melyek azok a funkciók, amik létfontosságúak, és melyek azok, amik jó, ha vannak? Természetesen minden szálláshely igényei eltérőek, de általánosságban véve ebbe a két csoportba oszthatjuk a funkciókat:
LÉTFONTOSSÁGÚ
- Felhőalapú PMS, mely valós időben dolgozik, és folyamatosan szinkronizálja a szobák elérhetőségét és árait különböző OTA csatornákon.
- A szoftver bármikor, bárhonnan és bármilyen eszközről elérhető.
- Átlátható, könnyen használható rendszer, amely lehetővé teszi a személyzet számára, hogy a mindennapi teendőket egyszerűen és gyorsan kezelje.
- A beállítások rugalmas kezelésének lehetősége, hogy a személyzet szükség esetén el tudja végezni a kívánt módosításokat.
- Foglalómotor, mely lehetővé teszi a közvetlen foglalást a vendégek számára, azzal a plusz előnnyel, hogy az így szerzett foglalások után nem kell jutalékot fizetni.
- Riportok, melyek valós képet adnak a szálláshely működéséről, teljesítményéről.
- Személyre szabott support több nyelven, többféle elérhetőséggel.
Ezen kívül hasznos lehet...
- Rendkívül hasznos, ha az új rendszer megfelel a (helyi) követelményeknek, mint pl. Magyarországon az NTAK vagy a VIZA adatküldési kötelezettségnek. Plusz információ: a SabeeApp PMS nemcsak, hogy NAV, NTAK és VIZA kompatibilis, hanem a multi-NTAK modul segítségével korlátlan számú NTAK regisztráció kezelésére is alkalmas.
- Kiegészítő modulok, melyek a vendégélmény növelését teszik lehetővé.
- Amennyiben éttermet is üzemeltetsz, érdemes olyan PMS szolgáltatót választani, melynek van POS integrációja.
- Modern szállodai applikációk a különböző departmentek közötti hatékony kommunikáció biztosítására.
- Online, érintkezésmentes check-in lehetőségének biztosítása a vendégek számára.
Mikor és hogyan kezdjünk bele?
Mielőtt végleges döntést hoznál azzal kapcsolatban, hogy melyik szállodai PMS rendszert választod, javasoljuk, hogy próbáld ki az új szoftvert egy ingyenes tesztidőszak keretén belül. Számos szolgáltatónál van erre lehetőség, hogy leteszteld a szoftvert, mielőtt elköteleznéd magad.
Ezenkívül érdemes figyelembe venni az időzítést is. A váltásra nincsen tökéletes időpont, viszont azt ajánljuk, hogy mindenképp akkor tedd meg ezt a lépést, amikor te és csapatod a legkevésbé vagytok elfoglaltak, tehát éppen nem teltházzal üzemel a szálláshely. A teljes átállás akár pár hét is lehet, ezért az is fontos, hogy az összes kolléga, aki majd napi szinten fogja használni a rendszert, ott legyen a betanítás idején.
Az átállás megtervezése
Miután kiválasztottad a számodra megfelelő szállodai PMS-t, elkezdődhet az átállás tényleges megtervezése. Mire van szükséged ahhoz, hogy a váltás zökkenőmentes legyen? Hadd adjunk pár tippet:
- Készíts tervet, és válaszd ki a legideálisabb időpontot. Ahogy már említettük, fontos, hogy az átállás ne főszezonban történjen, hanem olyan időszakban, amikor a csapat összes tagja megfelelő időt tud fordítani az új rendszer megtanulására.
- Teljeskörű Onboarding azoknak, akik napi szinten használni fogják a szoftvert.
- Az éles fiók indítás előtt győződj meg arról, hogy minden beállítás megfelelő: szobák nevei, árai, elérhetőségei stb.
- Tűzz ki egy határidőt az új rendszer élesítésére.
- Amennyiben egy régi PMS-ről váltasz újra, ne kapcsold ki egyből a régi rendszert. Valószínüleg még sok olyan adat van benne, amelyre szükséged lehet, vagy amelyeket törvényileg köteles vagy megőrizni.
Tudjuk, hogy a szálláshelykezelő PMS leváltása nem egyszerű, de megfelelő tervezéssel és kivitelezéssel nem kell, hogy hosszú és idegörlő folyamat legyen az átállás. Bízunk benne, hogy jelen blog posztunk hasznos tippekkel szolgált a témában, viszont abban az esetben, ha még több információra lenne szükséged, töltsd le ingyenes ebookunkat!
