Ha szálláshelyet üzemeltetsz, valószínűleg már használsz valamilyen szállodai szoftvert mindennapi teendőid menedzseléséhez. A szoftverek azonban hajlamosak elavulni, és egy idő után ez azt eredményezi, hogy az adott rendszernek már több hátránya, mint előnye van a szállástulajdonos számára. Jelen cikkünkben arról szeretnénk bővebben írni, hogy mikor érdemes új szállodai PMS után nézni, valamint hogy mik azok a szempontok, amiket figyelembe kell venni a váltáskor.
Száz szónak is egy a vége: egy szálláshelykezelő szoftvernek a szállás érdekeit kell szolgálnia, és ideális esetben rengeteg folyamatban tud segítséget nyújtani a személyzet, valamint a tulajdonos számára. Amennyiben úgy döntesz, hogy lecseréled a jelenlegi szoftvered, pár dolgot mindenképp számításba kell venned, mielőtt kiválasztod az újat.
Mennyibe fog kerülni a csere? Az új nem feltétlenül jelent nagyobb kiadást. Könnyen lehet, hogy egy modern felhő alapú PMS-sel hosszú távon nem csak időt, de pénzt is spórolsz, hiszen számos folyamatot tudsz automatizálni. Ezen kívül a felhő alapú szoftverek általában havi díjas konstrukcióban elérhetőek, ami azt jelenti, hogy nem kell hatalmas összeget befektetned az elején, ha pedig mégsem vagy elégedett, könnyedén lemondhatod az előfizetésed.
Mi a legalkalmasabb időpont a váltásra? Nem titok, hogy egy új szállodai szoftver beállítása igényel némi időt tőled és munkatársaidtól egyaránt. Ezalatt nem csak az onboarding tréningekre, hanem az utána lévő betanulási időre is gondolunk, így fontos, hogy olyan időszakban történjen a váltás, amikor éppen nem teltházzal üzemel a szálláshely.
Mennyire vagy otthon a szállodai szoftverek világában? Ne aggódj, nem probléma, ha nem vagy technológia zseni. A legtöbb felhőalapú rendszer rendkívül felhasználóbarát és könnyen megtanulható. Ráadásul a szoftver teljes technikai részét a szolgáltató tartja fenn és végzi el a szükséges frissítéseket. Neked mindössze a mindennapi működéssel kapcsolatos beállításokat és funkciókat kell ismerned.
Milyen integrációkkal rendelkezik az új szoftver? Ideális esetben egy szálláshelykezelő szoftver számos integrációval és partnerkapcsolattal - pl. könyvelő szoftver, éttermi POS, okos zár integráció - rendelkezik annak érdekében, hogy a szálláshely üzemeltetése a lehető leggördülékenyebb legyen. Természetesen egy PMS minél személyre szabottabb megoldásokkal rendelkezik, annál jobb, mivel így nincs szükség túl sok külsős integrációra.
Biztonságban lesznek az adataid? A helyes válasz erre a kérdésre mindig "igen"-nek kell lennie.
A fenti kérdések megválaszolásával körvonalazódhat, hogy milyen szállodai PMS-re van leginkább szükséged. Ennek ellenére a döntés közel sem olyan egyszerű, mint amilyennek tűnik, hiszen rengeteg lehetőség közül választhatsz, ha elkezded a böngészést. Így a legfontosabb kérdés továbbra is az, hogy miként lehetsz biztos abban, hogy a legjobb szoftvert választod ki szálláshelyed kezeléséhez?
Tudjuk, hogy sokszor nem könnyű megtenni az első lépést, a változásnak azonban nem feltétlenül kell problémásnak vagy bonyolultnak lennie. A következő fejezetben arra fogunk kitérni, hogy pontosan hogyan készülhetsz fel a zökkenőmentes váltásra.
Az új szállodai PMS keresése közben sok kérdés merülhet fel a szoftver tulajdonságaival, szolgáltatásaival és előnyeivel kapcsolatban. De melyek azok a funkciók, amik létfontosságúak, és melyek azok, amik jó, ha vannak? Természetesen minden szálláshely igényei eltérőek, de általánosságban véve ebbe a két csoportba oszthatjuk a funkciókat:
Ezen kívül hasznos lehet...
Mielőtt végleges döntést hoznál azzal kapcsolatban, hogy melyik szállodai PMS rendszert választod, javasoljuk, hogy próbáld ki az új szoftvert egy ingyenes tesztidőszak keretén belül. Számos szolgáltatónál van erre lehetőség, hogy leteszteld a szoftvert, mielőtt elköteleznéd magad.
Ezenkívül érdemes figyelembe venni az időzítést is. A váltásra nincsen tökéletes időpont, viszont azt ajánljuk, hogy mindenképp akkor tedd meg ezt a lépést, amikor te és csapatod a legkevésbé vagytok elfoglaltak, tehát éppen nem teltházzal üzemel a szálláshely. A teljes átállás akár pár hét is lehet, ezért az is fontos, hogy az összes kolléga, aki majd napi szinten fogja használni a rendszert, ott legyen a betanítás idején.
Miután kiválasztottad a számodra megfelelő szállodai PMS-t, elkezdődhet az átállás tényleges megtervezése. Mire van szükséged ahhoz, hogy a váltás zökkenőmentes legyen? Hadd adjunk pár tippet:
Tudjuk, hogy a szálláshelykezelő PMS leváltása nem egyszerű, de megfelelő tervezéssel és kivitelezéssel nem kell, hogy hosszú és idegörlő folyamat legyen az átállás. Bízunk benne, hogy jelen blog posztunk hasznos tippekkel szolgált a témában, viszont abban az esetben, ha még több információra lenne szükséged, töltsd le ingyenes ebookunkat!