Vendégazonosítás a GuestAdvisor segítségével

Korábbi cikkünkben felsoroltunk néhány szállodai területet, ahol az újonnan megjelenő “okos megoldások” segíthetnek csökkenteni az adminisztrációval járó akadályokat, valamint a fizikai munkaerőtől való függést.

Most bepillanthatsz a SabeeApp egyik új fejlesztésébe, amely reményeink szerint megtestesítheti a teljesen automatizált bejelentkezési élményről alkotott elképzelésünket.

Szuper hír, hogy a közelmúltban bejelentett jogszabályi változásának köszönhetően, a magyar VIZA-követelmények újra lehetőséget biztosítanak a bejelentkezési folyamat digitalizálására.

A fejlesztés természetesen minden GuestAdvisor Tool felhasználó számára elérhető lesz, így ennek előnyeit minden felhasználónk élvezheti majd bárhol is legyenek a világon.

Mi is ez pontosan, mi lesz az újdonság?

Az új jogszabály értelmében a vendégeknek lehetőségük van személyes adataikat akár otthonuk kényelméből, szkenneléssel beolvasni. Ezzel teljesíthetik a VIZA adatnyilvántartási kötelezettséget. A szállodának továbbra is meg kell majd győződnie az adatok hitelességéről, azonban maga az adatbevitel történhet távolról, jelentősen megkönnyítve és felgyorsítva ezzel a bejelentkezési folyamatot. 

Ez lehetővé teszi, hogy akár már 2022 januárjában megjelentessünk egy frissítést a GuestAdvisor Tool eszközünkhöz. Ennek köszönhetően leendő vendégeid távolról is beszkennelhetik majd dokumentumaikat és hitelkártyáikat.

A GuestAdvisor Tool új verziójával együtt egy vadonatúj Front Office alkalmazást is készítünk. Ez az új applikáció a recepciós csapat részére készül, hiszen az ő munkájukat is szeretnénk egyszerűbbé tenni. Az alkalmazás nekik is biztosítja majd ugyanazt a könnyen használható és problémamentes digitális dokumentum olvasást. Ez várakozásaink szerint azt is jelenti, hogy megszűnik majd a kézi adatbevitel és ezzel együtt csökken a manuális adatbevitellel járó esetleges hibák ára.

Hogyan működik?

A Regula-val a közelmúltban létrejött megállapodásunknak köszönhetően, az indulás napjától az ő OCR (Optical Caracter Recognition), MRZ (Machine Readable Zone) és RFID (Radio Frequency Identification) technológiájukat fogjuk használni. Ezek által alkalmazásunk a világon bárhol kiadott személyi igazolványt, útlevelet vagy jogosítványt képes lesz beolvasni. A szkennelést követően az adatokat közvetlenül a GuestAdvisor alkalmazásban jeleníti meg, így az ügyfél hozzáadhatja ezeket a foglalásához. Ugyanez a technológia elérhető lesz a Front Office Appban is. A különbség csak annyi, hogy ebben az esetben az adatok közvetlenül a foglalásban kerülnek betöltésre. 

Manapság az online biztonság egyre inkább előtérbe kerül, ezért ennek természetesen mi is kiemelt jelentőséget tulajdonítunk. Az applikációink által beolvasott összes adat valós időben kerül feldolgozásra és a feldolgozás a vendég vagy recepció eszközén történik. Ez az a gyakorlatban azt jelenti, hogy szoftverünk nem fog fényképet készíteni a dokumentumból, és nem tárol semmit. Miután a szükséges adatok beolvasásra, valamint feldolgozásra kerültek, ezeket biztonságos szervereinkre küldjük tovább, ugyanúgy, ahogyan ez már jelenleg is történik.

Miért hasznos az új funkció?

Az vendégek számára az online bejelentkezés feldolgozásának ez az új módja sokkal letisztultabb és egyszerűbb felhasználói élményt biztosít. Manuális adatbevitel helyett csak egy gombra kell kattintaniuk, és telefonjukat először a dokumentum egyik, majd másik oldala fölé tartva beolvasni személyes adataikat. Ezután már nincsen teendő, minden más munkát a programunk végez el helyettük. Ezzel gyakorlatilag el is végzik a VIZA adatszolgáltatási kötelezettség oroszlánrészét. 

Ugyanez igaz a hamarosan elérhető Front Office alkalmazásra is. A recepció saját programmal rendelkezik az úti okmányok beolvasására. Az okostelefonon kívül nincs szükség dedikált eszközre. Az adatok közvetlenül a PMS-be kerülnek beolvasásra, így elfelejtheted a drága, harmadik féltől származó eszközöket és a más szolgáltatásokkal való szinkronizálást.

Hogyan ez fog ez kinézni a gyakorlatban a vendég oldaláról?

1. Ahogyan az jelenleg is megoldott, amint vendégeid lefoglalják jövőbeni tartózkodásukat, lehetőséged lesz egy linket küldeni az ügyfélnek a GuestAdvisor Tool alkalmazás letöltéséhez, valamint szállodádban lévő szobafoglalásukhoz.
   
   
2. Miután a vendégek letöltötték a programot és a korábban megkapott személyes foglalási kódjukkal bejelentkeztek a GuestAdvisor Tool-ba, a már megszokott könnyedséggel kezelhetik a foglalásukat.
   
   
3. A bejelentkezés időpontjának közeledtével ismét értesítést kapnak arról, hogy ideje elvégezni az online bejelentkezést, ezzel leegyszerűsítve a saját dolgukat is az érkezéskor.
   
   
4. Amennyiben élnek a lehetősséggel és megcsinálják az online bejelentkezést, alkalmazásunk kötelezően bekéri tőlük az összes NTAK és VIZA adatküldési követelmény teljesítéséhez szükséges információt. Az újdonság ott jön, hogy a fejlesztésünkkel nem kell többé manuálisan beírniuk adataikat. Elég csak egyszerűen szkennelni a dokumentumaikat, és programunk automatikusan regisztrálja azokat.
   
   
   1. Ahogyan azt fentebb említettük, ez a megoldás megfelel a VIZA követelményeknek, így ha a vendégek már előre megadják adataikat neked már csak annyit kell megtenni, hogy érkezéskor meggyőződsz arról, hogy a megadott adatok a valóságot tükrözik. 
   2. Ha az Assa Abloy vagy a Nuki intelligens zárait használod, fizikai kulcskártyákat sem szükséges készítened. Az ügyfelek dönthetnek úgy, hogy egyszerűen regisztrálják a digitális vendégkulcsukat a telefonjukra és a GuestAdvisor Tool applikáción keresztül nyitják szobájuk ajtaját.
      
      
5. Persze előfordulhat, hogy a vendégek figyelmen kívül hagyják az online bejelentkezés lehetőségét vagy le sem töltik a GuestAdvisor Tool-t. Ebben az esetben előzetes adatszolgáltatás nélkül érkeznek a recepcióra. Korábban ez azt jelentette, hogy mindenkitől azonosító okmányt kellett kérni, külön programot megnyitni, egyenként szkennelni a dokumentumokat, majd szinkronizálni az adatokat a SabeeApp-pal és végül hozzáadni őket a foglaláshoz.  
   
   Az új Front Offcie alkalmazásunkkal ez folyamat jelentősen egyszerűsödni fog. Bár a vendégeknek továbbra is meg kell adniuk egy személyes dokumentumot az azonosításhoz, ezt közvetlenül beolvashatod majd új programunkkal. Az adatokat közvetlenül a PMS-be mentjünk a vendég adataihoz, melyeket ellenőrzést követően már küldhetsz is a VIZA rendszerbe.

Jövőbeli fejlesztések

A végső célunk és jövőképünk a bejelentkezési folyamat teljeskörű automatizálása. Az Assa Abloy integrációnk már elérhető, és dolgozunk a személyes hitelesítési folyamat teljes kiiktatásának lehetőségén is. Ez azt jelenti majd, hogy az vendégnek – hacsak nem akarnak – még csak a recepción sem kell bejelentkezniük. Így egy lépéssel közelebb kerülhetünk az általunk elképzelt automatizált szállodai jövőhöz.